1. Formål og innledning
Formålet med veilederen er å skape forutsigbarhet for arrangører, samtidig som den er retningsgivende for kommunen i behandling av forespørsler og søknader i forbindelse med arrangementer. Veilederen gjelder i utgangspunktet for utendørsarrangementer på offentlig grunn i Lyngdal kommune, og lister opp hva du som arrangør må søke om og ta hensyn. Veilederen gir også råd for arrangører av større arrangementer på privat grunn.
Både brann/politi og arrangør-bransjen har deltatt i utarbeidelsen av veilederen.
Det skal søkes til kommunen, og arrangementer skal også meldes om eller søkes om til politiet og brannvesenet. Dette vil blant annet avhenge av arrangementets sted, størrelse og antall deltakere, bruk av lydanlegg og så videre.
- I kapittel 2 gis det noen eksempler på ulike typer arrangementer og hva som kreves av arrangør.
- Kapittel 5 omhandler bruk av musikkanlegg/høyttalere utendørs. Dette gjelder for alle arrangementer, uavhengig av om det arrangeres på offentlig eller privat grunn.
Lyngdal kommune ønsker et mangfold av aktiviteter og tilbud til glede for innbyggerne. Vi er opptatt av at sikkerhet, helse og trygghet blir ivaretatt gjennom god planlegging. En god opplevelse er en trygg opplevelse for alle involverte. Ta kontakt med kommunen dersom du har spørsmål knyttet til planlegging og tilrettelegging av utendørsarrangementer.
Arrangementer av regelmessig art, for eksempel idrettsarrangementer, faller utenfor denne veilederens virkeområde.
2. TYPER ARRANGEMENTER
2.1 A) Mindre og enkle arrangementer
Kontakt innbyggertorget i kommunen før du søker, for å få avklart om det kommunale området er egnet og ledig på ønsket dato. Søknaden sender du deretter til kommunen senest to uker før arrangementsdato.
Lenke: Infoside Innbyggertorget
Antall gjester/publikum og areal kan være en indikasjon på hva som kreves av arrangør.
| Må det søkes kommunen? |
Ja, fordi grunnen er kommunal. Se informasjon i søknadsskjemaet. Dersom arrangementet skal avholdes på privat grunn må grunneier kontaktes. Utover avklaring med grunneier er det ikke nødvendig å søke til kommunen. |
| Søknadsfrist Skjenkebevilling |
Senest to uker før arrangementsstart. Dersom arrangementet finner sted i perioden juli til august er søknadsfrist 1. juni. Dersom det skal skjenkes alkohol faller arrangementet inn under mellomstore arrangementer, se under 2.2.B. |
Må det meldes til politiet? |
Du skal melde fra til politiet når du har planer om et arrangement på offentlig sted, eller hvis arrangementet er allment tilgjengelig. For mer informasjon og meldefrist, se lenken under. |
2.2 B) Mellomstore arrangementer
Kontakt innbyggertorget i kommunen før du søker, for å få avklart om det kommunale området er egnet og ledig på ønsket dato. I tillegg må du avklare sikkerhetsaspektet ved arrangementet, se kapittel 3 i veilederen.
Søknaden sender du til kommunen senest to uker før arrangementsdato.
Denne kategorien innebærer mindre arrangementer, men som i tillegg krever ett eller flere av følgende:
- Begrenset eller full stenging av trafikkarealer/kommunal vei: arrangør må skaffe skiltplan, og kan låne skilt av kommunes Tekniske tjenester. Da med forbehold om at vi har skilt tilgjengelig. Ved stenging av fylkesvei må Agder fylkeskommunes samferdselsavdeling kontaktes. Se sjekkliste for hvem som minimum skal varsles ved stenging av vei.
- Skjenkebevilling.
- Telt.
Antall gjester/publikum og areal kan være en indikasjon på hva som kreves av arrangør.
| Må det søkes kommunen? |
Ja, fordi grunnen er kommunal. Se informasjon i søknadsskjemaet. Dersom arrangementet skal avholdes på privat grunn må grunneier kontaktes. Utover avklaring med grunneier er det ikke nødvendig å søke til kommunen. |
| Søknadsfrist arrangement | Senest to uker før arrangementsstart. Dersom arrangementet finner sted i perioden juli til august er søknadsfrist 1. juni. |
| Søknadsfrist skjenkebevilling | Ved søknad om skjenkebevilling er søknadsfristen senest to måneder før arrangementsstart, og innen 1. april dersom arrangementet skal avholdes på sommeren. Dette er særlig for å kunne overholde søkers rettigheter. Spesielt i tilfeller der søknad vil kreve politisk behandling må søknad sendes i god tid før arrangementet. |
| Må det meldes til politiet og brannvesenet? |
Du skal melde fra til politiet når du har planer om et arrangement på offentlig sted, eller hvis arrangementet er allment tilgjengelig. For mer informasjon og meldefrist, se lenken under. Lenke: Politiet.no, arrangementer Du skal melde fra til brannvesenet når du skal avholde et arrangement i et byggverk eller på et område som normalt ikke benyttes til denne type arrangementer. |
2.3 C) Større arrangementer
Kontakt innbyggertorget i kommunen før du søker, for å få avklart om det kommunale området er egnet og ledig på ønsket dato.
Lenke: Infoside Innbyggertorget
Deretter må du sende en fullstendig søknad med en detaljert beskrivelse av arrangementet til kommunen, herunder arrangementets innhold og konsept og et estimert antall deltakere, arealdisponering og eventuelt parkering, sikkerhet, renovasjon og servering.
Ved skjenking av alkohol kreves det en egen søknad. Mer informasjon finner du under kapittel 3 i veilederen.
Antall gjester/publikum og areal kan være en indikasjon på hva som kreves av arrangør.
Ved begrenset eller full stenging av trafikkarealer/kommunal vei må arrangør skaffe skiltplan. Skilt kan lånes av kommunes Tekniske tjenester. Da med forbehold om at vi har skilt tilgjengelig. Ved stenging av fylkesvei må Agder fylkeskommunes samferdselsavdeling kontaktes. Se sjekkliste for hvem som minimum skal varsles ved stenging av vei. Du finner den i kapittel 3.
| Må det søkes kommunen? | Ja. Det må søkes om å kunne benytte kommunalt område.
Se informasjon i søknadsskjemaet. I tillegg ønsker kommunen mer informasjon om større arrangementer. Dersom arrangementet skal avholdes på privat grunn må grunneier kontaktes. For større arrangementer på privat grunn anbefales det også å følge veilederen og å kontakte kommunen for dialog og veiledning. |
| Søknadsfrist arrangement | Senest fire uker før arrangementsstart. Dersom arrangementet finner sted i perioden juli til august er søknadsfrist 1. april. Ved større arrangementer bør du gå i dialog med kommunen allerede når du starter planleggingen. |
| Søknadsfrist skjenkebevilling | Ved søknad om skjenkebevilling er søknadsfristen senest to måneder før arrangementsstart, og innen 1. april dersom arrangementet skal avholdes på sommeren. Dette er særlig for å kunne overholde søkers rettigheter. Spesielt i tilfeller der søknad vil kreve politisk behandling må søknad sendes i god tid før arrangementet. |
| Må det søkes til politiet? | Du må søke politiet dersom arrangementet har et omfang som åpenbart medfører behov for betydelige reguleringer av ferdsel eller vakthold.
For mer informasjon og meldefrist, se lenken under. |
| Må det meldes til brannvesenet? |
Du skal melde fra til brannvesenet når du skal avholde et arrangement i et byggverk eller på et område som normalt ikke benyttes til denne type arrangementer. Dersom det skal overnattes i bygninger som vanligvis ikke brukes til dette, eksempelvis under Lyngdal cup, skal brannvesenet ha melding om dette. |
2.4 D) Gjentakende arrangementer eller arrangementer som går over flere dager
Ved søknad om gjentakende arrangementer vil det bli gjort en vurdering av hvordan arrangementet påvirker offentlighetens bruk av området. Dersom flere ulike aktører søker om å benytte samme areal på samme tidspunkt, vil det bli gjort en prioritering basert på konsept og størrelse på arrangementet.
| Må det søkes kommunen? |
Ja. Det må søkes om å kunne benytte området. Se informasjon i søknadsskjemaet. Kommunen ønsker informasjon om eventuelle gjentakende arrangementer i samme søknad. Dersom arrangementet skal avholdes på privat grunn må grunneier kontaktes. For større arrangementer på privat grunn anbefales det også å følge veilederen og å kontakte kommunen for dialog og veiledning. |
| Søknadsfrist arrangement | Senest fire uker før arrangementsstart. Dersom arrangementet finner sted juli til august er søknadsfrist 1. april. Ved større arrangement bør du gå i dialog med kommunen allerede når du starter planleggingen |
| Søknadsfrist skjenkebevilling | Ved søknad om skjenkebevilling er søknadsfristen senest to måneder før arrangementsstart, og innen 1. april dersom arrangementet skal avholdes på sommeren. Dette er særlig for å kunne overholde søkers rettigheter. Spesielt i tilfeller der søknad vil kreve politisk behandling må søknad sendes i god tid før arrangementet. |
| Må det søkes til politiet? | Du må søke politiet dersom arrangementet har et omfang som åpenbart medfører behov for betydelige reguleringer av ferdsel eller vakthold.
For mer informasjon og meldefrist, se lenken under. |
| Må det meldes til brannvesenet? |
Du skal melde fra til brannvesenet når du skal avholde et arrangement i et byggverk eller på et område som normalt ikke benyttes til denne type arrangementer. |
3. SJEKKLISTE FOR ARRANGØRER
Nedenfor finner du en sjekkliste til deg som arrangør, og der du må gjøre en vurdering av hvilke av disse som er relevante for ditt arrangement. Type og størrelse på arrangementet vil være avgjørende for hva du må ta hensyn til.
Vi vil samtidig minne om at andre etater og myndigheter kan ha egne krav og pålegg til deg som arrangør. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har også laget en veileder som kan være til nytte, særlig ved større arrangementer. Se lenken under.
| TEMA | KOMMENTARER |
| Ansvarlig arrangør | Det skal være en ansvarlig arrangør ved alle arrangementer. |
| Universell utforming | Arrangør skal sørge for tilgjengelighet for personer med nedsatt funksjonsevne. |
| Avfallshåndtering og renhold | Arrangør skal ha en plan for avfallshåndtering, og sikre renhold på arrangementsstedet og i rimelig utstrekning utover dette. |
| Strøm, vann og avløp | Ved behov for strøm og/eller vann og avløp, må det opplyses om i søknad. Ved spørsmål kan kommunens avdeling for tekniske tjenester kontaktes. |
| Miljø | Dersom det skal benyttes høyttaleranlegg (se kapittel 5), håndteres farlige stoffer eller lignende, så må arrangør ta hensyn vedrørende dette. |
| Mat- og alkoholservering |
Ved salg og servering av mat på større arrangementer skal det registreres hos Mattilsynet, se Mattilsynets huskeregler ved midlertidig matsalg via lenken under. Lenke: Mattilsynets huskeliste Ved eventuell bruk av frityr stilles det krav til eget slokkeutstyr. Ved skjenking vises det til Lyngdal kommunes eget søknadsskjema. Se lenken under. |
| Metode for festeanordning | Arrangør skal sørge for sikring av byggverk og installasjoner. |
| Spesielle forhold | Dersom det skal gjøres bruk av pyro, fyrverkeri, gass eller lignende, så må arrangør ta spesielle hensyn vedrørende dette, og det skal søkes til brannvesenet og politiet. Ved eventuell bruk av åpen ild må det tas hensyn til nasjonale og lokale regler. |
| Nabovarsel | Arrangør må gjøre en vurdering av om arrangementet berører beboere og/eller næringsliv i området, med tanke på stenging av gater, støy/lyd eller lignende. For større arrangementer bør nabovarsel gis senest en måned før arrangementet finner sted, til de naboer som opplagt blir berørt. Sommerstid bør naboer varsles om arrangementer før 1. juni. Som nabovarsel kan også regnes markedsføring i media og lignende i forkant av arrangementet. |
| TEMA | KOMMENTARER |
| Arealplan | Arrangør bør ha en detaljert arealplan som blant annet viser utrykningstraseer, sceneplassering, publikumssoner, sanitet, telt, sanitærforhold, hygieniske forhold og så videre. |
| Trafikk- og varsling | Ved behov for stenging av vei, trafikkdirigering, og parkeringsarealer, må arrangør ha en plan for dette. Tekniske tjenester kan kontaktes for å vurdere om det er behov for skiltplan og for å låne skilt av kommunen. |
| Fremkommelighet for utrykningskjøretøy | Arrangør må sikre fremkommelighet for utrykningskjøretøy. Dersom vei stenges har arrangør ansvar for å varsle nødetater, AKT og kommunens virksomheter for Helse og velferd samt Tekniske tjenester. |
| ROS-analyse | Særlig ved store arrangementer vil det være behov for en risiko- og sårbarhetsanalyse. Politi og/eller brannvesen kan kreve dette. |
| HMS-plan | Særlig ved store arrangementer vil det være behov for en plan for helse, miljø og sikkerhet. |
| Vakthold | Arrangør må ha en plan for organisering av vakthold og antall vakter. Det kan i samråd med politiet gjøres en vurdering av hvilke krav som skal stilles til vakthold ved det enkelte arrangement. |
| Beredskapsplan Rømningsveier/evakuering |
Særlig ved store arrangementer vil det være behov for en beredskapsplan. Det stilles krav til denne ut ifra arrangementets størrelse og kompleksitet. Se DSBs veileder. |
4. AKTUELLE OMRÅDER I LYNGDAL
Denne veilederen omhandler i utgangspunktet kun utendørsarrangementer på offentlig grunn. Nedenfor gis en oversikt over aktuelle områder i Lyngdal kommune som det må søkes om for å kunne benytte. Oversikten er ikke uttømmende.
| Uteområde | Strøm | Toalett | Parkering | Annet |
| Miljøgata | Kontakt Lyngdal by for detaljer | Nei | Gateparkering | Søknad om leie/arrangement i Miljøgata administreres av Lyngdal By. Lyngdal By konfererer med kommunen ved behov. |
| Rådhusparken |
16 Amp. 1 fase (3700 W) og 2 stk. kontakter på 32 Amp. 3-fase men maks uttak er 64 Amp. fra kursen i rådhuspark (25KW) Må stå rød eller blå. Se mer info via lenken under. |
Nei | Ja |
Det er vektbegrensninger i Rådhusparken, og dette setter begrensninger på hva slags type arrangementer det er mulig å gjennomføre på området. Isbanen er i drift fra 01.11 – 01.04. |
| Parkeringsplass rådhus | 16 Amp. 1 fase | Nei | Ja | Anbefales ikke å leie ut av hensyn til parkeringsforhold i sentrum |
| Parkeringsplass Strands eiendom | Nei | Nei | Ja | Ladestasjoner for elbiler tilgjenglig fra 1. mai 2023 |
| Skoler / barnehager | Varierer fra sted til sted | Nei | Ja | Må avklares med skole-/barnehageledelsen for hver gang |
| Kvavikstranda | Nei | Ja, i sesong - fra 15.05. til 15.09. | Ja | Friområde, må ta hensyn til andre |
| Skoleplass Sælør | Nei | Nei | Parkering i Korshamn offentlige kaianlegg | Friområde, må ta hensyn til andre |
| Konsmoparken | Ja, strømuttak på scenen | Ja, i sesong - fra 15.05. til 15.09. | Ja | Friområde, må ta hensyn til andre |
| Helle stadion | Nei | Ja | Ja | Utlån må avtales med idrettslaget |
| Sundet friområde | Nei | Ja, i sesong - fra 15.05. til 15.09. | Ja | Friområde, må ta hensyn til andre |
| Byremosanden | 16 Amp. 1 fase | Ja, i sesong - fra 15.05. til 15.09. | Ja | Friområde, må ta hensyn til andre |
5. BRUK AV MUSIKKANLEGG/HØYTTALERE UTENDØRS
Helsedirektoratet har, i samarbeid med andre fagmiljøer og myndigheter, utarbeidet veilederen «Musikkanlegg og helse for arrangører og kommuner». Se lenke til denne under.
Lenke: Veileder musikkanlegg og helse
Veilederen gir anbefalinger om lydnivåer ved konserter og arrangementer. Veilederen tar herunder for seg anbefalte lydnivåer og betydningen av god planlegging og ivaretakelse av nødvendige hensyn til publikum og omgivelsene.
Denne veilederen anvendes også i Lyngdal kommune, og det forventes at arrangør gjør seg kjent med innholdet. Herunder følgende punkter:
- Arrangementer skal dato-festes. For større arrangementer bør nabovarsel gis senest en måned før arrangementet finner sted, til de naboer som opplagt blir berørt. Sommerstid bør naboer varsles om arrangementer før 1. juni.
- Lydsjekk bør foregå innenfor et begrenset tidsrom.
- Lydnivået må holdes på et helsemessig forsvarlig nivå for publikum og omgivelsene. Se den ovenfor nevnte veilederen «Musikkanlegg og helse for arrangører og kommuner» for utfyllende råd og krav om tiltak ved risiko for overskridelser.
- Bruk av musikkanlegg/høyttalere utendørs avsluttes senest kl. 23.00, jfr. Lyngdal kommunes politivedtekter. Se lenken under.
Lenke: Politivedtekter Lyngdal
Det kan søkes politiet om dispensasjon fra denne bestemmelsen. - Arrangør skal ha ørepropper tilgjengelig.
- Kommunen kan sette begrensninger på antall arrangementer med forsterket lyd av hensyn til omgivelser og naboers helse (søvn og hørsel).
Støygrenser i publikumsområde og omgivelsene
Veilederen «Musikkanlegg og helse – veileder til arrangører og kommuner» gir også informasjon om anbefalte grenseverdier av hensyn til både publikum og omgivelser.
Lenke: Veileder musikkanlegg og helse
6. KONTAKTINFORMASJON
Har du spørsmål knyttet til innholdet i veilederen, ta kontakt med kommunen. Se kontaktinformasjon under:
Lyngdal kommune
Lyngdal kulturhus, bibliotek og innbyggertorg
Torggata 4, 4580 Lyngdal
Telefon: 38 33 40 00
Politiet
Skal du gjennomføre et arrangement i Lyngdal kommune, kan det være melde- eller søknadsplikt til politiet.
Farsund og Lyngdal lensmannskontor, Byremo politistasjon
Postboks 514 Lundsiden, 4605 Kristiansand
Telefon: 38 13 60 00
Brannvesenet
Skal du gjennomføre et arrangement i Lyngdal kommune, kan det være meldeplikt til brannvesenet.
Brannvesenet Sør IKS
Telefon: 38 27 01 10
7. NYTTIGE VEILEDERE FOR ARRANGØRER
Lenke: Veileder for sikkerhet ved store arrangementer
Lenke: Musikkanlegg og helse – veileder til arrangører og kommuner
Lenke: Norske Kulturarrangørers Arrangørwiki
8. NEDLASTBAR ARRANGEMENTSVEILEDER
Via den blå knappelenken under kan du laste ned kommunens arrangementsveileder som PDF.
Lenke: Arrangementsveileder Lyngdal kommune
Strømuttak i sentrum av Lyngdal
Oversikten under viser alternative påkoblingspunkter for strømuttak i Lyngdal sentrum.
Illustrasjonen viser hvor uttakene er, kapasiteten og om det er 240V eller 400V i uttaket.
Ta kontakt med kommunen for ytterligere veiledning og avtale om bruk.
Telefon: 38 33 40 00
Skjema for utleie
Under finner du lenker til utleieskjemaene som Lyngdal kommune benytter.
Utleieskjema og utleiereglement
Lenke: Søknad om enkeltarrangement
Lenke: Utleiereglement Lyngdal kommune
Utleie av Konsmohallen og Sælør skolehus
Skjemaene under er for lag/foreninger og private som ønsker å leie flerbrukshallen på Konsmo eller skolehuset på Sælør. Disse utleieobjektene administreres av virksomhet for kultur.