Digitalisering, IKT og arkiv

Mandat og oppgaver

  • Arbeid og beslutninger som gjøres i dette delprosjektet skal ha som målsetting å bruke digitalisering som et virkemiddel for å forenkle, fornye og effektivisere ny kommune.  
  • Hverdagen gjøres enklere for innbyggerne og næringslivet ved etablering av døgnåpen forvaltning med digitale selvbetjeningsløsninger der det er mulig.   
  • Hverdagen gjøres enklere for organisasjonen gjennom digitalisering av administrative prosesser og aktiv bruk av samhandlingsløsninger.   
  • Tjenesteutvikling gjennomføres med vekt på ny teknologi og digitalisering – herunder stor bruk av velferdsteknologi, læringsteknologi og automatisering av enkle interne oppgaver.  
  • Arbeidet i delprosjektet skal ha som må å kartlegge hvilke systemer kommunene har i dag og vurdere sammen med tjenestene i kommunene på hvilke områder det er behov/nødvendig med nyanskaffelser. Frist for ferdigstillelse 31.12.2018.   
  • Delprosjektet skal ha overordnet ansvar for å tilrettelegge for harmonisering, innfasing og utfasing av fagsystemer i ny kommune. Et slikt arbeid vil foregå kontinuerlig fram til 31.12.2019.   
  • Delprosjektet skal ha et særlig fokus på å etablere et system for arkivering og dokumenthåndtering som legger vekt på brukervennlighet, tilgjengelighet og sikkerhet.  

Medlemmer av prosjektgruppen

  • Trond Andresen (leder), IKT konsulent, Lyngdal kommune
  • Kjell Andresen, IKT-ansvarlig, Lyngdal kommune
  • Birger Abrahamsen, Personvernombud, Lyngdal kommune
  • Kjell Olav Hæåk, Rådmann, Audnedal kommune
  • Christer Birkeland, Arkivfaglig ansvarlig, Lyngdal kommune
  • Pia Skurve, Tillitsvalgt Fagforbundet, Lyngdal kommune
  • Trond Bue, Aspit AS
  • Anders Snøløs Topland, Aspit AS
  • Ann Karin Fuglestad, Prosjektleder nye Lyngdal kommune 

Resultater av prosjektet

Prosjektgruppen i dette delprosjektet håndterte svært mange krevende prosesser i forhold til innføring av felles fagsystemer innenfor ulike områder. Resultatet som foreligger er en betydelig fornyelse for begge kommunene innenfor så og si alle fagområder. Eksempelvis er det innført et helt nytt økonomi- og personalsystem (Visma AS), saksbehandlingssystemet er nå en skyløsning kalt Elements levert av Sikri, og alle skoler og barnehager benytter nå et administrativt system levert av Tieto AS.

Det var en målsetting om at all innfasing av fagsystemer skulle være på plass før årsskiftet. Dette ble ikke ivaretatt fullt ut av særlig to grunner. For det første var arbeidsomfanget enda større enn først antatt og for det andre ble det i en del tilfeller vurdert som mest hensiktsmessig å fase inn først etter at man var i drift av ny kommunen. Siden oppgavene har fortsatt en del inn i 2020 på dette området, så har prosjektgruppen valgt å fortsette frem også etter sammenslåingstidspunktet.

Resultatet viser et stort digitalt løft innenfor både saksbehandling, samhandling og automatisering. Forhåpentligvis vil man også få effekt på bedre kvalitet og effektiviseringsgevinster på sikt.

I 2019 ble det også arbeidet med å få på plass en ny hjemmeside og denne kom i bruk rett før sammenslåingen var et faktum. Et hovedmål for utformingen av hjemmesiden har vært å gi bedre brukeropplevelser.

Ved å tilby langt flere selvbetjeningsløsninger enn tidligere skal langt flere bli hjulpet uten å måtte kontakte kommunen. Den nye hjemmesiden har en utforming som er spesielt godt tilrettelagt for bruk på mobile enheter. 

Overordnet måtte fellesnemnda også ta stilling til hvordan IKT-driften skulle være for den nye kommunen. Utgangspunktet var forskjellig siden Lyngdal hadde egen driftsleverandør i Aspit AS, mens Audnedal var del av et interkommunal samarbeid Det digitale vestre Agder (DDV). PA consulting bisto kommunen i å gjøre analyse på hvordan kommunen burde håndtere videre drift.

Rapport PA-consulting - valg av IKT-driftsmodell for ny kommune

Vedtak - Valg av IKT-tjenestemodell

Ny nettside.jpg

 

Sist endret: 04.06.2021