Nytt organisasjonskart i Lyngdal kommune

Kommunedirektørens forslag til nytt organisasjonskart skal etter planen behandles av kommunestyret torsdag 10. oktober. Dersom de folkevalgte da gir sin tilslutning til omorganiseringen, vil Lyngdal kommune få følgende tre kommunalsjef-områder:

• Helse og velferd. Videreføres uten større endringer.
• Oppvekst og kultur. Helt nytt kommunalsjefområde med ansvar for skole-, barnehage- og kultursektoren.
• Plan og teknisk. Kommunalsjefområde som i hovedsak utgjør kommunens tekniske tjenester, men som også inkluderer byggesak, geodata, reguleringsarbeid og landbrukskontor.

Kommunalsjefene har ansvar for alle de tjenestene kommunen leverer til sine innbyggere.

Dagens kommunalsjef-område for Økonomi og dokumentsenter avvikles, og gjenoppstår som et eget stab- og støtteområde direkte under kommunedirektøren. Også personal, i det nye kartet omtalt som HR, blir et eget stab- og støtteområde under kommunedirektøren. Begge disse stabsområdene jobber internt i organisasjonen. I dag ligger HR inn under kommunalsjefområdet Organisasjon og utvikling, som heller ikke videreføres i forslaget til nytt organisasjonskart. Organisasjon og utvikling er også tegnet inn som et nytt stabsområde under kommunedirektøren, nå kalt Utvikling. I tillegg opprettes et stabsområde for kommunal planlegging og næring, med tilhørende fagstillinger.

• Med denne nye modellen vil kommunedirektørens ledergruppe bestå av sju personer. Tre kommunalsjefer og tre stabssjefer, i tillegg til kommunedirektøren selv.

Omorganiseringen vil verken øke eller redusere kommunens administrative utgifter, men det er et mål at endringene skal resultere i tydeligere ansvarslinjer og en enda mer effektiv organisasjon, som igjen gir grunnlag for økt tjenestekvalitet.

Om bakgrunnen

Bakgrunnen for at kommunedirektøren nå ønsker å rokere på oppgaver og ansvarsområder er sammensatt. Den utløsende faktoren er at nåværende kommunalsjef for Plan og næring, Kristine Valborgland, har sagt opp sin stilling og i løpet av høsten forlater Lyngdal kommune. Da Ingunn Skretting i mars 2023 ble fast ansatt i den da relativt nyopprettede kommunalsjef-stillingen for Helse og velferd, fikk hun som eneste kommunalsjef virksomhetsledere organisert under seg. Kommunens øvrige virksomhetsledere sorterer inn under kommunedirektøren.

I det nye organisasjonskartet er alle virksomhetslederne flyttet inn under et kommunalsjef-område. I tillegg er tittelen virksomhetsleder byttet ut med enhetsleder. Det innebærer blant annet at alle dagens rektorer og barnehagestyrere i den nye organiseringen blir enhetsledere.

Hvem som skal lede kommunalsjefområdene Oppvekst og kultur, og Plan og teknisk, er ikke endelig avklart, men kommunen har ansatte med rettskrav til disse stillingene når det nye organisasjonskartet er endelig vedtatt. Stillingene vil derfor ikke bli lyst ut eksternt. Ingunn Skretting fortsetter som kommunalsjef for Helse og velferd.

Samme antall årsverk

Under kommunalsjefområdet for Plan og teknisk er det foreslått opprettet en ny avdeling for plan og byggesak. Denne stillingen som avdelingsleder vil bli lyst ut internt.

– Ettersom en av våre nåværende kommunalsjefer er på vei ut, vil ingen av de foreslåtte endringene øke antall årsverk totalt, opplyser kommunens fagansvarlig på personal, Ida Marie Eikebrok. Hun har vært tett på kommunedirektøren gjennom hele denne prosessen.

Forslaget til nytt organisasjonskart som nå legges fram for politisk behandling, har i forkant vært ute på høring hos hovedtillitsvalgte, hovedverneombud og dagens ledere i Lyngdal kommune, med 28. august som høringsfrist.

– I tillegg har det vært noen ekstra orienteringsrunder i de stabsområdene som blir mest berørt av de foreslåtte endringene, sier Eikebrok.

Fagstillinger som folkehelsekoordinator og SLT-koordinator, som begge i dag er en del av kommunalsjefområdet Plan og næring, flyttes til henholdsvis Helse og velferd og Oppvekst og kultur. I sistnevnte finner du i tillegg barnevernet, PP-tjenesten og Lister pedagogiske senter. Ettersom kultursektoren nå er foreslått slått sammen med oppvekst, blir også kulturskolen, bibliotektjenesten og innbyggertorgene en del av dette kommunalsjefområdet.

Stabsområdet Utvikling vil blant annet omfatte fagområder som IKT, dokumentsenter, politisk sekretariat, kommunikasjon og beredskap, samt frivilligsentralen, Nullvisjonen og den kommunale delen av NAV.

Mer effektiv organisasjon

Nåværende administrativ organisering ble vedtatt med virkning fra 2021. Med unntak av kommunalsjef for Helse og velferd, som altså ble besluttet opprettet som en egen sektor i 2022, og bidro til at organisasjonsmodellen ble mindre flat. Alle kommunalsjefer og virksomhetsledere hadde fram til da kommunedirektøren som nærmeste overordnede. Men de tre virksomhetslederne i Helse og velferd har siden 2022 hatt kommunalsjefen som sin nærmeste overordnede.

– Det betyr i praksis at vi nå både har en to-nivå modell, og en tre-nivå modell. Denne forskjellen i organisering mellom de ulike områdene har skapt en del usikkerhet om ansvar og oppgaver. I medarbeiderundersøkelsen som ble gjennomført sist vinter var nettopp rolleklarhet et av de områdene hvor kommunens ansatte ønsket forbedring. Det er også signaler både fra ansatte, tillitsvalgte og politikere om at strukturen oppleves uklar og vanskelig å forstå, sier kommunedirektør Kjell Olav Hæåk.

– Målet med å foreslå denne omorganiseringen er å få en mer strømlinjeformet og effektiv organisasjon med tydeligere ansvarslinjer, sier han.

Fare for «silotenkning»

Kommunedirektøren er også bevisst på at den nye modellen kan framstå noe mer utydelig på det som handler om det tverrsektorielle samarbeidet. Noe som ble særlig vektlagt i sammenslåingsprosessen mellom Lyngdal og Audnedal, og som la sterke føringer for hvordan organisasjonen i nye Lyngdal da ble rigget.

– En slik sektormodell som foreslått er nok den mest vanlige måten å organisere kommunale administrasjoner på. Svakheten med denne modellen er at den kan medføre det vi kaller for «silotenkning», og dermed være hemmende på å utvikle et fortsatt godt tverrfaglig samarbeid. Det er en svakhet det er viktig å være klar over. Velfungerende tverrfaglig samarbeid er kritisk for å kunne løse en del sentrale utfordringer framover. Særlig gjelder dette overfor barn og unge i saker der helse, barnehage og skole må samarbeide, påpeker kommunedirektøren.

Kort, men grundig prosess

For å ha en ny modell klar til kommunalsjef for Plan og næring slutter 1. oktober 2024, er det lagt opp til en kort, men grundig prosess.

Etter delegeringsreglementet er det kommunestyret som skal vedta hovedlinjene i den administrative organiseringen, og som nevnt innledningsvis er det planlagt behandling i kommunestyret torsdag 10. oktober.

– Selv om det er lagt opp til en kort prosess tidsmessig, må avtaleverket overfor de berørte ansatte ivaretas. Forslaget har som nevnt vært ute på høring, og det er gjennomført drøftingsmøter med hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. Alle som kommunedirektøren er direkte leder for har vært inne til individuelle samtaler, opplyser Kjell Olav Hæåk.

Omorganiseringen oppsummert

Den foreslåtte omorganiseringen i stikkordsform:

• Det innføres en rendyrket kommunalsjef-struktur i Lyngdal kommune
• Kommunedirektørnivået vil bestå av en ledergruppe på totalt sju personer (kommunedirektør, tre stabssjefer og tre kommunalsjefer)
• Virksomhetsledernivået avvikles, og erstattes med enhetsledere
• Det foretas justeringer på hvem som er enhet, og hvem som er avdeling
• Med noen unntak avvikles «fagansvarlig»-begrepet 
• Antall ledere forblir uendret totalt, men med justering mellom leder-nivåene
• Ny stilling som avdelingsleder for plan og byggesak lyses ut internt
• Noen sentrale nøkkelstillinger bytter organisatorisk plassering
• To nye rådgiverstillinger opprettes i stab til kommunalsjef for Oppvekst og kultur. Tilsettes internt
• Ny stilling som leder for kommunal planlegging og næring opprettes. Tilsettes eksternt

Organisasjonskartet

Illustrasjonen under viser hvordan kommunedirektøren nå ser for seg at Lyngdal kommune skal organiseres administrativt. Dette er hovedlinjene som kommunestyret skal ta stilling til i møtet torsdag 10. oktober.

Ny politisk organisering?

Dersom kommunestyret slutter seg til forslaget om ny administrativ organisering, poengterer kommunedirektør Kjell Olav Hæåk at det da oppstår en disharmoni med den politiske organiseringen.

– Vi vil da få tre kommunalsjefområder, men fortsatt ha fire politiske hovedutvalg. Med unntak av de lovpålagte organene som formannskap og kontrollutvalg, står kommunestyret fritt til når som helst å endre den politiske organiseringen, sier Hæåk.

Kommunedirektøren fremmer ingen anbefaling knyttet til dette, men utfordrer kommunestyret til å se på den politiske organiseringen etter at den administrative er vedtatt.

Sånn var det i starten

Hvis du er nysgjerrig på hvordan den administrative organiseringen var ved overgangen til ny sammenslått kommune 1. januar 2020, kan du klikke deg inn på lenken under.

Lenke: Rigging av ny kommune