Etablering av interimstyre og fellesnemnd
Den formelle prosessen med å bygge ny kommune starter først etter at det er fattet et nasjonalt vedtak om sammenslåing, enten av Kongen i statsråd eller Stortinget. Heller ikke fellesnemnda som skal gjennomføre sammenslåingen er formelt nedsatt før sammenslåingen er vedtatt nasjonalt.
I nye Lyngdal ble lokalt vedtak om sammenslåing fattet i 2016, mens Stortingets behandling skjedde i juni 2017. Kommunal- og moderniseringsdepartementet rådet kommunene i denne mellomfasen å starte planleggingen av sammenslåingsprosessen. Samtidig ble det understreket at alle vedtak måtte fattes innenfor en ramme der man tok forbehold om Stortingets endelige behandling. Kommunen var selv juridisk og økonomisk ansvarlig for de vedtak som ble fattet i perioden.
Fastsetting og endring av kommunegrensene reguleres av inndelingslova. Loven gir rammer for sammenslåingsprosesser. Inndelingsloven er en prosesslov der formålet i §1 lyder:
Formålet med denne lova er å leggje til rette for ei kommune- og fylkesinndeling som innafor ramma av det nasjonale fellesskap kan sikre eit funksjonsdyktig lokalt folkestyre og ei effektiv lokalforvaltning. Endringar i kommune- eller fylkesinndelinga bør medverke til å skape formålstenlege einingar som kan gi innbyggjarane og næringslivet tilfredsstillande tenester og forvaltning. Verksemda etter denne lova skal byggje på prinsippet om lokal medverknad og initiativrett til grenseendringar.
Lyngdal/Audnedal fulgte anbefalingen til departementet ved å velge et interimstyre.
Interimstyret skulle lede prosessene frem til det nasjonale vedtaket var på plass, og man la opp til at de samme personene skulle utgjøre fellesnemnda når formalitetene var på plass. Formålet var å sikre kontinuitet. For å komme raskt i gang med å forberede etablering av ny kommune ble det nedsatt et interimstyre som hadde sitt første møte allerede i januar 2017. Interimstyret skulle fungere som fellesnemnd fram til alle formaliteter var i orden. Erfaringer fra andre kommuner tilsa at dette var en god strategi. Basert på prinsippet i intensjonsavtalen om likeverdighet ble det valgt seks representanter fra Lyngdal og seks representanter fra Audnedal. De aller fleste var også medlemmer av formannskapet. Audnedals ordfører Reidun Bakken ble valgt til leder og Lyngdals ordfører Jan Kristensen ble valgt til nestleder. Kanskje vil det være mest riktig å si at prosjektet for nye Lyngdal startet ved etableringen av interimstyret våren 2017. Interimstyret hadde jevnlige møter og det var de samme representantene som deltok her som utgjorde fellesnemnda noen måneder etter. Selve valget av fellesnemnda ble en formalitet på det felles kommunestyremøtet på Kvåstunet i juni 2017.
Fellesnemnda ble raskt det politiske navet i sammenslåingen og hadde allerede september 2017 allerede hadde ansatt prosjektleder, vedtatt overordnet fremdriftsplan, prosjektorganisering og budsjett for prosjektperioden.
Fellesnemndas mandat og oppgaver
Fellesnemnda hadde det overordnede ansvaret for prosessene rundt etablering av ny kommune. Dette innebar at de skulle lede og styre hele prosessen og fatte de nødvendige vedtak i henhold til inndelingsloven og intensjonsavtalen.
Fellesnemnda skulle sikre nødvendig samordning mellom de to kommunene fram til nyvalgt kommunestyre blir konstituert høsten 2019. Men for at dette kan skje måtte kommunestyrene delegere denne myndigheten til fellesnemnda. Dette ble gjort i juni 2017 og vedtaket lød:
Fellesnemndas overordnede mål er å forberede og gjennomføre arbeidet med å etablere og bygge den nye kommunen.
Intensjonsavtalen definerer fellesnemndas oppgaver og mandat og lyder:
i. Hovedoppgave og funksjonsperiode Fellesnemnda skal søke å oppnå enighet i alle avgjørelser. Ved uenighet skal fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsettes til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvendig å ta stilling til avgjøres med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har leder av fellesnemnda dobbeltstemme. Fellesnemnda opphører når det nye kommunestyret er konstituert.
ii. Arbeidsutvalg og -grupper under fellesnemnda
Fellesnemnda skal opprette et politisk arbeidsutvalg og et partssammensatt utvalg. Fellesnemnda kan opprette andre utvalg og arbeidsgrupper etter behov. Fellesnemnda kan gi politisk arbeidsutvalg, ulike arbeidsgrupper og/eller administrasjonen fullmakt til å gjøre vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell karakter.
iii. Forholdet mellom nemnda og kommunestyrene
Kommunene har i perioden fram til 1.1.2020 ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør først drøftes i fellesnemnda. Fellesnemnda kan uttale seg i saker som er til behandling i kommunenes ordinære utvalg. fellesnemnda har et spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske eller arealpolitiske konsekvenser. Fellesnemnda skal involveres i forberedelsen av økonomiplan med årsbudsjetter. Det utarbeides et felles styringsdokument for økonomi- og investeringer i interimperioden. Styringsdokumentet behandles i fellesnemnda. Det er likevel formannskapet som skal avgi budsjettinnstilling til kommunestyret.
iv. Nemndas konkrete oppgaver og fullmakter
Fellesnemnda skal ansette prosjektleder i den nye kommunen innen høsten 2017. Stillingen som rådmann i den nye kommunen skal utlyses eksternt i 2019. Fellesnemnda skal se til at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning/- bestemmelse i forhold som gjelder sammenslåing av kommunene, blir ivaretatt. Fellesnemnda skal ta stilling til revisjonsordning og sekretariats ordning for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalgene i de to kommunene. Fellesnemnda skal etterspørre og avklare alle prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen. Fellesnemnda nedsetter en komite som skal utarbeide forslag til nytt kommunevåpen og ordførerkjede. Fellesnemnda skal foreslå hvilke interkommunale samarbeid (i vid forstand) som kan/bør fortsette eller hvilke som kan/bør opphøre. Fellesnemnda avgjør plassering av fagområder som ikke trenger en umiddelbar nærhet til kommunens toppledelse. Samordning av arbeidet med ny kommuneplan Fastsette godtgjørelser for fellesnemndas virksomhet og andre oppnevnte utvalg underlagt Fellesnemnda.
v. Prosesser og prosedyrer i perioden fram til 01.01.2020
Inntil den nye kommunen er etablert er det behov for en koordinert styring av overordnede samfunns- og økonomiplaner. Fellesnemnda gis i oppdrag å sikre koordinering gjennom å uttale seg om de to kommunenes kommune-, økonomi- og handlingsplaner. Det legges opp til et koordinert arbeid med en felles kommunal planstrategi og planprogram for kommuneplanen i den nye kommunen. Revisjon av Fellesnemdas arbeid skal utføres av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Det opprettes et partssammensatt utvalg fram til 1.1.2020. Utvalget består av: To representanter for fellesnemnda (begge kommunene skal ha en representant hver) To tillitsvalgte (begge kommunene skal ha en representant hver) Utvalget innstiller overfor Fellesnemnda i arbeidsgiverpolitiske spørsmål. Verneombud tas med i spørsmål som gjelder arbeidsmiljøet for de ansatte.
Fellesnemndas medlemmer
Fellesnemndas medlemmer ble valgt i felles kommunestyremøte i juni 2017
Det var seks representanter fra Lyngdal og seks fra Audnedal. Medlemmene i fellesnemnda var de samme som i interimstyret og Reidun Bakken fortsatte som leder og Jan Kristensen som nestleder også i fellesnemnda. Fellesnemnda var den øverste politiske myndigheten i sammenslåingsprosjektet og skulle fungere frem til kommunevalget høsten 2019 og nytt samlet kommunestyre var konstituert.
Ungdom deltar i fellesnemnda med møte- og talerett
Fra og med møtet 11.10.2018 fikk to ungdommer møte- og talerett i fellesnemnda. Dette var Elias Vinsrygg og Stina Flottorp. Elias Bulæg og Ask Solaas var deres vararepresentant.