Informasjonsside om administrativ omorganisering

På denne siden samles all informasjon som kommuniseres ut om den pågående administrative omorganiseringen i Lyngdal kommune.
På denne siden samles all informasjon som kommuniseres ut om den pågående administrative omorganiseringen i Lyngdal kommune.

Bakgrunn for prosessen

Informasjonsbrev nr. 1 fra styringsgruppen:

17. desember vedtok kommunestyret budsjett for 2021 og økonomiplan for 2021-2024. Vedtaket innebærer bl.a. følgende:

1. Lederstruktur (kommunalsjefer, virksomhetsledere, avdelingsledere)

Det ble vedtatt følgende reduksjoner når det gjelder lederstillinger på de tre nivåene:

  • 2021: kr 3.700.000
  • 2022: kr 6.650.000

Reduksjonen skal gjøres gjeldende fra 01.07.2021, og innebærer samlet for de tre ledernivåene en reduksjon med 7-8 årsverk.

2. Innsparing i stab/støtte (gjelder avdelingene til plan/næring, innovasjon og samskaping, økonomi og organisasjon og personal)

Innsparing med ett årsverk, kr 725.000, gjeldende fra 01.07.2021 (kun 50% av beløpet i 2021)

Styringsgruppe for prosessen

Det er satt ned en styringsgruppe som skal komme fram med løsning på hvordan budsjettvedtaket om administrativ omorganisering skal gjennomføres.

Gruppen består av følgende medlemmer:

  • Tor Svennevik – hovedtillitsvalgt Utdanningsforbundet
  • Tone Sommerseth – hovedtillitsvalgt Fagforbundet
  • Isabella Collett Sikel - kommunalsjef organisasjon og personal
  • Kjell Olav Hæåk - kommunedirektør

Styringsgruppen hadde sitt første møte onsdag 6. januar for å planlegge prosessen. For at vi skal komme i mål med kommunestyrets budsjettvedtak og få effekt av de vedtatte reduksjonene fra 01. juli, har vi kort tid på oss. Slik vi vurderer det må vi ha klart et forslag til ca. 1. mars.

Med den korte tiden vi har til rådighet, og restriksjoner knyttet til fysiske samlinger på grunn av korona-pandemien, ser vi det blir vanskelig å få til så gode prosesser som ønskelig med tanke på de store endringene dette innebærer.

Vi vil forsøke så godt vi kan å kompensere for dette gjennom god informasjon i mailer og på digitale samlinger som det mest sannsynlig blir framover.

Styringsgruppen har satt opp følgende møteplan framover. Referatene publiseres fortløpende under menypunktet "Beslutninger i styringsgruppen":

  • Tirsdag 12.01.21: kl. 11.00-14.30
  • Onsdag 20.01.21: kl. 08.00 - 12.00
  • Tirsdag 26.01.21: kl 11.00 - 15.00
  • Tirsdag 02.02.21: kl. 08.00 - 12.00
  • Tirsdag 09.02.21: kl. 09.00 - 12.00
  • Mandag 15.02.21: kl. 08.00 - 12.00
  • Tirsdag 23.02.21: kl. 11.00-15.00
  • Onsdag 03.03.31: kl. 13.00 - 15.00

Dersom dere har forslag til prosessen og tanker rundt hvordan dette kan løses er det fint om dere tar kontakt. Vi kommer også til å ha det som fast informasjon på ledermøter for kommunalsjefer, virksomhetsledere og samarbeidsmøter med hovedtillitsvalgte og hovedverneombud.

Så har vi forståelse for at dette vil komme til å berøre flere av dere i året som kommer, og vi vil forsøke å ivareta hver enkelt så godt som mulig i prosessen.

Med vennlig hilsen

Kjell Olav Hæåk, kommunedirektør
Mobil: 416 96 564

Beslutninger i styringsgruppen

Her følger informasjon om de beslutningene som styringsgruppen fatter i prosessen. Den nyeste informasjonen fra møtene i styringsgruppen ligger øverst.

Informasjonsbrev nr. 13 fra styringsgruppa – publisert 270421

Etter at sluttrapporten fra styringsgruppa ble sendt ut fredag 23. april, er det kommet inn sju skriftlige innspill / spørsmål knyttet til innholdet og konklusjonene i rapporten.

Styringsgruppa drøftet innspillene på møtet 27. april, og konkluderte med at innholdet i disse ikke påvirker konklusjonene i rapporten. Men styringsgruppa inviterer noen av avsenderne til et avklaringsmøte.

Når det gjelder framtidig administrering av oppgaver og tjenester i tråd med den vedtatte nye organiseringen, presiserer styringsgruppa at det nå blir opp til kommunalsjefer, virksomhetsledere og avdelingslederne å ta det videre ansvaret for å få dette på plass.

Prosjektrapportene fra virksomhetene, som det vises til i sluttrapporten, har styringsgruppa etter en ny vurdering valgt å ikke legge ut. Styringsgruppa mener det er mer ryddig at den enkelte tar kontakt med sin leder for å få mer detaljer om sin avdeling.

Styringsgruppas medlemmer:

Med vennlig hilsen

Kjell Olav Hæåk, kommunedirektør
Mobil: 416 96 564

Informasjonsbrev nr. 12 fra styringsgruppa – sluttrapport, publisert 230421

Via den blå knappelenken under finner du sluttrapporten fra styringsgruppa for administrativ organisering, vedtatt på møtet fredag 23. april 2021.

Sluttrapport 230421

Styringsgruppa takker for godt samarbeid i en krevende prosess, og for gode innspill underveis.

Det som framkommer i sluttrapporten er nå vedtatt som framtidig administrativ organisering, og innholdet er ikke lenger i spill. Men styringsgruppa svarer selvsagt på spørsmål knyttet til eventuelle uklarheter, eller avklaringer.

Neste møte i styringsgruppa er tirsdag 27. april.

Noen ansatte blir ekstra berørt av den vedtatte organiseringen. Her må Lyngdal kommune i etterkant av denne prosessen forholde seg til avtaleverket.

Styringsgruppas medlemmer:

Med vennlig hilsen

Kjell Olav Hæåk, kommunedirektør
Mobil: 416 96 564

Informasjonsbrev nr. 11 fra styringsgruppa – publisert 210421

Viser til informasjonsbrev som ble sendt ut i forrige uke der det sto følgende:

Frist for å levere forslag til styringsgruppa er i uke 15. Styringsgruppa har i forrige uke og denne uka fått tilbakemelding fra de pågående prosessene. I neste uke har styringsgruppa satt av en hel dag til å vurdere de innkomne forslag, og har som målsetting å komme med en endelig konklusjon på den videre organisering. Vi får tilbakemeldinger om at det nå er viktig å få landet prosessene slik at både ledere og ansatte vet hva de skal forholde seg til framover. Styringsgruppa har fokus på dette, og ønsker samtidig å komme fram til et helhetlig forslag som er bærekraftig for framtida. Siden vi fortsatt er i prosess og det kan bli endringer, går vi ikke ut med noe mer konkret informasjon om forslagene nå. Det vil bli gitt informasjon så snart styringsgruppa har konkludert i neste uke.

Styringsgruppa hadde møte tirsdag 20. april, og gikk da gjennom forslagene til organisering som er kommet inn. Styringsgruppa vil møtes igjen førstkommende fredag ettermiddag fra 14.00 – 15.30 og konkludere endelig om organiseringen. Informasjon om avgjørelsen blir sendt ut like etter møtet.

Styringsgruppas medlemmer:

Med vennlig hilsen

Kjell Olav Hæåk, kommunedirektør
Mobil: 416 96 564

Informasjonsbrev nr. 10 fra styringsgruppa – publisert 130421

Virksomhetene og kommunalsjefområdene (stab/støtte) arbeider nå med forslag til ny organisering ut fra mandatet som er gitt i prosjektrapporten.

Prosessene som nå pågår er:

Forutsetninger

Avdelingsledere i helse og velferd må sees på tvers av virksomhetene. Det skal til sammen reduseres med 3 avdelingslederårsverk + 1 virksomhetslederstilling som blir midlertidig ubesatt høsten 2021 og tidlig 2022. Et årsverk er beregnet fra 10.04.21 og to årsverk fra 01.07.21. Kuttes det i en virksomhet/avdeling, må andre overføre ressurser.
Konkret må det sees på organiseringen på Byremo omsorgssenter med tanke på at færre ledere blir involvert i ledelse av denne arbeidsplassen.

Plan og næring/Tekniske tjenester/Arealforvaltning og miljø reduserer med til sammen 1,5 lederårsverk fra 01.07.21. Renhold forblir organisert under teknisk, og løses innenfor disse rammene. Styringsgruppa ber om at organisasjonsstrukturen, med 1 kommunalsjef og 2 virksomhetsledere, blir vurdert om kan videreføres.
Det er fra enkelte fremmet tydelige ønsker om ekstern bistand i prosessen, men styringsgruppa forutsetter at dette løses internt og innen fristen. Men åpner for muligheten dersom det tydelig konkretiseres hva det ønskes bistand til.
Skole/barnehagene reduseres med 1 lederårsverk fra 01.07.21. Det forutsettes at antall virksomhetsledere i oppvekst reduseres fra 3 til 2, men det kan vurderes om deler av reduksjonen skal tas på styrer/rektornivå.
Kommunalsjefnivå reduserer med 1 lederårsverk fra 01.05.21. Ledergruppa bes vurdere hvordan den skal organiseres (antall kommunalsjefer versus andre stillinger) og hvordan oppgavene skal løses.
Skole og barnehage/Helse og velferd må sammen avklare organisatorisk plassering av helsestasjonen og hvor mye lederressurs som de sammen kan prioritere til denne tjenesten. Det forutsettes at en annen plassering ikke medfører økning i samlede lederressurser for oppvekst og helse/velferd etter at reduksjon er gjennomført.

 

Frist for å levere forslag til styringsgruppa er i uke 15. Styringsgruppa har i forrige uke og denne uka fått tilbakemelding fra de pågående prosessene. I neste uke har styringsgruppa satt av en hel dag til å vurdere de innkomne forslag, og har som målsetting å komme med en endelig konklusjon på den videre organisering.

Vi får tilbakemeldinger om at det nå er viktig å få landet prosessene, slik at både ledere og ansatte vet hva de skal forholde seg til framover. Styringsgruppa har fokus på dette og ønsker samtidig å komme fram til et helhetlig forslag som er bærekraftig for framtida.

Siden vi fortsatt er i prosess og det kan bli endringer, går vi ikke ut med noe mer konkret informasjon om forslagene nå. Det vil bli gitt informasjon så snart styringsgruppa har konkludert i neste uke.

Styringsgruppas medlemmer:

Med vennlig hilsen

Kjell Olav Hæåk, kommunedirektør
Mobil: 416 96 564

Informasjonsbrev nr. 9 fra styringsgruppen - publisert 180321

Prosjektrapporten har vært på høring i uke 10. Prosjektrapporten ble sendt på høring til:

  • De hovedtillitsvalgte
  • Hovedverneombud
  • AMU

Det kom inn tre høringssvar. To fra Utdanningsforbundet og et fra medlemmer i AMU (siden alle i styringsgruppen er medlemmer i AMU, har ikke vi vært med på høringssvaret fra AMU).

Høringssvarene kan lastes ned under:

Høringssvar fra AMU.pdf

Innspill fra Utdanningsforbundet på Årnes.pdf

Respons fra Utdanningsforbundet på Byremo læringssenter

Styringsgruppa hadde møte mandag 15.03.21 og gikk gjennom høringssvarene.

Styringsgruppa ser ikke behov for å gjøre noen endringer i prosjektrapporten som følge av høringssvarene, men tar med seg det som kommer fram videre. Noen av høringssvarene tar også opp forhold som ikke gjelder denne prosessen, og styringsgruppa har ikke mandat til å kommentere disse.

  • Virksomhetene arbeider nå videre med organiseringen i sine virksomheter. Vi minner om at det er viktig både med informasjon til de ansatte fra dette arbeidet og at verneombud og plasstillitsvalgte involveres i prosessen i den enkelte virksomhet.
  • Fristen for å levere forslag til styringsgruppa er i løpet av uke 15. Styringsgruppa har møte i uke 16 for å ta stilling til forslagene.

Prosessene som nå pågår er:

Forutsetninger

Avdelingsledere i helse og velferd må sees på tvers av virksomhetene. Det skal til sammen reduseres med 3 avdelingslederårsverk + 1 virksomhetslederstilling som blir midlertidig ubesatt høsten 2021 og tidlig 2022. Et årsverk er beregnet fra 10.04.21 og to årsverk fra 01.07.21. Kuttes det i en virksomhet/avdeling, må andre overføre ressurser.

Konkret må det sees på organiseringen på Byremo omsorgssenter med tanke på at færre ledere blir involvert i ledelse av denne arbeidsplassen.

Skole/barnehagene reduseres med 1 lederårsverk fra 01.07.21. Det forutsettes at antall virksomhetsledere i oppvekst reduseres fra 3 til 2, men det kan vurderes om deler av reduksjonen skal tas på styrer/rektornivå.

Plan og næring/Tekniske tjenester/Arealforvaltning og miljø reduserer med til sammen 1,5 lederårsverk fra 01.07.21. Renhold forblir organisert under teknisk, og løses innenfor disse rammene. Styringsgruppa ber om at organisasjonsstrukturen, med 1 kommunalsjef og 2 virksomhetsledere, blir vurdert om kan videreføres.

Det er fra enkelte fremmet tydelige ønsker om ekstern bistand i prosessen, men styringsgruppa forutsetter at dette løses internt og innen fristen. Men åpner for muligheten dersom det tydelig konkretiseres hva det ønskes bistand til.

Kommunalsjefnivå reduserer med 1 lederårsverk fra 01.05.21. Ledergruppa bes vurdere hvordan den skal organiseres (antall kommunalsjefer versus andre stillinger) og hvordan oppgavene skal løses.
Skole og barnehage/Helse og velferd må sammen avklare den organisatoriske plasseringen av helsestasjonen og hvor mye lederressurs som de sammen kan prioritere til denne tjenesten. Det forutsettes at en annen plassering ikke medfører økning i samlede lederressurser for oppvekst og helse/velferd etter at reduksjon er gjennomført.

 

Med vennlig hilsen

Kjell Olav Hæåk, kommunedirektør
Mobil: 416 96 564

Informasjonsbrev nr. 8 etter møtet i styringsgruppa onsdag 3. mars - publisert 030321

I uke 8 og 9 har styringsgruppa arbeidet med å få ferdig prosjektrapport til høring. Prosjektrapporten sendes i dag, onsdag 3. mars, ut på høring til:

  • De hovedtillitsvalgte
  • Hovedverneombud
  • AMU

Høringsfrist er fredag 12. mars. Det styringsgruppa ønsker høringsuttalelse på er beskrevet i kapittel 4.3.2 i prosjektrapporten. Se lenken under.

Prosjektrapport

Styringsgruppa vil etter at høringsuttalelsene er kommet inn, vurdere innspillene og lage en endelig prosjektrapport.

Samtidig med at prosjektrapporten nå er sendt på høring, blir virksomhetslederne og kommunalsjefene bedt om å starte sitt arbeid med organisering innenfor gitte rammer som er oppgitt i prosjektrapporten. Dette for å kunne holde framdriften for å nå tidsfristen for iverksettelse, som er 01.07.21.

Med vennlig hilsen

Kjell Olav Hæåk, kommunedirektør
Mobil: 416 96 564

Informasjonsbrev nr. 7 fra styringsgruppa - publisert 190221

I uke 7 har vi hatt stor aktivitet. Følgende er gjennomført:

  • Mandag 15. februar: Møte med kommunalsjefer, virksomhetsledere, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud
  • Mandag 15. februar og tirsdag 16. februar: Møter i styringsgruppa
  • Onsdag 17. februar: Møte med kommunalsjefer, virksomhetsledere, avdelingsledere, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud
  • Torsdag 18. februar: Informasjon i formannskapet

Møte mandag 15. februar med kommunalsjefer, virksomhetsledere, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud

Det ble informert om status i prosessen. Deretter ble det lagt opp til gruppearbeid der gruppene ble bedt om å arbeide med følgende spørsmål:

  • Hvilke oppgaver kan lederne i min virksomhet prioritere bort/gjøre på en annen måte for å frigjøre mer tid til nærvær?
  • Hva kan endres på i din virksomhet for å sikre kort vei til beslutning?
  • Hva er ledernes mest aktuelle tidstyver i din virksomhet og hva kan gjøres for å fjerne disse?

Gruppene svarte på spørsmålene og svarene fra gruppene kan lastes ned via lenkene under.

Spørsmål til gruppearbeidet - gruppe 2

Spørsmål til gruppearbeidet - gruppe 3

Spørsmål til gruppearbeidet - gruppe 4

Spørsmål til gruppearbeidet - gruppe 5 (1)

Møter i styringsgruppa og møter med lederne og tillitsvalgte onsdag 15. februar

Styringsgruppa skulle etter prosjektplanen presentere tre konkrete forslag til ny organisering som styringsgruppa ønsker tilbakemelding på. Styringsgruppa har også jobbet med tre konkrete forslag.

Ut fra tilbakemeldinger styringsgruppa har fått gjennom prosessen og etter møtet med ledere mandag 15. februar, vurderer styringsgruppa situasjonen noe annerledes. Å gjennomføre en ny organisering er arbeidskrevende for alle. I tillegg innebærer det stor usikkerhet for ansatte som blir berørt. Dette kommer på toppen av at vi på kort tid har gjennomført omorganisering som følge av kommunesammenslåing, vi har fått ekstra utfordringer knyttet til koronapandemien og vi jobber kontinuerlig med å redusere driftskostnadene. Tilbakemeldinger vi har fått gjennom prosessen gir oss også et klart bilde av at belastningen med stadig nye og store endringer er stor.

Det betyr at styringsgruppa nå vurderer situasjonen slik at vi ikke bør gjennomføre en stor omorganisering. Samtidig er budsjettvedtaket fra kommunestyret klart på at vi må redusere utgiftene til ledelse.

Vår interne oversikt over ledige og midlertidige stillinger viser at det per nå og i løpet av første halvår 2021 er flere lederstillinger som blir ledige/ubesatte. For å skape ro rundt arbeidet med den administrative organiseringen og samtidig ikke belaste virksomheter og avdelinger med en ny større omorganisering, har styringsgruppa kommet til at vi vil gjennomføre innsparingen ved å ikke tilsette i de lederstillinger som er/blir ledige i 2021. Virksomhetene vil bli utfordret på å melde tilbake til styringsgruppa hvordan de kan løse dette for å nå innsparingskravet som kommunestyret har vedtatt.

Presentasjonen som ble vist i ledermøtet onsdag 17. febuar ligger vedlagt via lenken under.

Informasjon ledere 170221

Tilbakemeldingene styringsgruppa har fått fra lederne er i stor grad positive til denne løsningen. Men noen har også påpekt at det kunne vært ønskelig med et konkret forslag fra styringsgruppa. Det er viktig for styringsgruppa å presisere at dette ikke er en løsning der vi skyver vanskelige avgjørelser over til virksomhetsledere og avdelingsledere. Det er fortsatt styringsgruppa som skal ta de endelige avgjørelser etter forslag fra virksomhetene. Men vi tror også at med å involvere virksomhetene, får vi et bedre resultat.

Det ble også informert i formannskapet om denne løsningen og det var ikke innvendinger mot at vi gjør det på denne måten.

Dere kan se informasjon i formannskapet ved å klikke på lenken under:

Orientering f.skapet 180221

Arbeidet videre

Styringsgruppa vil i neste uke arbeide videre med prosjektrapporten og ferdigstille denne 3. mars. Den blir som tidligere nevnt sendt ut på en kort høringsrunde. Deretter vil virksomhetene bli bedt om å arbeide med hvordan innsparingene kan gjennomføres og sende løsningsforslag til styringsgruppa.

Med vennlig hilsen

Kjell Olav Hæåk, kommunedirektør
Mobil: 416 96 564

Oppsummering fra møte nr. 6 i styringsgruppen, tirsdag 9. februar - publisert 100221

Informasjonsbrev nr. 6

Saker som ble drøftet i møtet 9. februar var:

  • Aktiviteter uke 7
  • Kartlegging ressurser fagkoordinatorer
  • Gjennomgang innspill fra virksomheter og avdelinger med frist 04.02.21
  • Fortsettelse gjennomgang forslag til organiseringer
  • Høring
  • Forslag om åpne teams-møter

Aktiviteter uke 7

Mandag 15. februar er det møte med kommunalsjefer, virksomhetsledere, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. I en ny organisering med færre ledere blir det viktig at vi klarer å prioritere hvilke oppgaver som er viktige.

I møtet blir det lagt opp til gruppearbeid der gruppene blir bedt om å arbeide med følgende spørsmål:

  • Hvilke oppgaver kan lederne i min virksomhet prioritere bort/gjøre på en annen måte for å frigjøre mer tid til nærvær?
  • Hva kan endres på i din virksomhet for å sikre kort vei til beslutning?
  • Hva er i din virksomhet ledernes mest aktuelle tidstyver, og hva kan gjøres for å fjerne disse?

Onsdag 17. februar blir det teams-møte med kommunalsjefer, virksomhetsledere, avdelingsledere, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. Til dette møtet vil styringsgruppa legge fram tre konkrete forslag til ny organisering som styringsgruppa ønsker tilbakemelding på. Deltakerne blir inndelt i grupper der de blir bedt om å komme med konkrete tilbakemeldinger på forslagene. Som en hjelp med tilbakemeldingen ønsker vi at gruppene svarer på:

  • Styrker og svakheter med de ulike forslagene. Fokus på nærvær og kort vei til beslutning
  • Hvor mange ledernivå?
  • Legger forslagene til rette for samarbeid på tvers?
  • Konkret tilbakemelding på forslag til endring innenfor de årsverk vi har til disposisjon

Kartlegging ressurser fagkoordinatorer

  • Styringsgruppa hadde i sist møte oppe spørsmålet om ressurser til fagkoordinatorer innen helse og velferd, og ønsket en enkel kartlegging av disse ressursene.
  • Det er 11 fagkoordinatorer i helse og velferd. Disse arbeider noe som fagkoordinatorer og noe i turnus. Fagkoordinatorene erstatter ikke arbeidet til avdelingsleder.
  • Styringsgruppa vil arbeide videre med ansvar og oppgaver i organisasjonen og hvordan disse skal fordeles etter at ny organisasjonsmodell er valgt. Det vil bli i perioden mars – juni.

Gjennomgang innspill fra virksomheter og avdelinger med frist 04.02.21

Det er kommet inn innspill fra de fleste. Det er styringsgruppa svært godt fornøyd med, og takker for bidragene. Her er mye som vi kan ta med oss nå i arbeidet med ny organisasjonsmodell, og kanskje ikke minst med arbeidet etterpå når vi skal sette ny modell i gang. Vi legger ikke ut de enkelte innspillene som er kommet inn, men det som vi i første trekker ut som flere har tatt opp i forbindelse med selve organiseringen nå er:

  • Organiseringen på Byremo omsorgssenter
  • Organisatorisk plassering av helsestasjon
  • Organisatorisk plassering av ressurser til psykisk helse og rus
  • Fysisk tilstedeværende ledelse på den enkelte arbeidsplass
  • Avdelingsleder må ha fagkompetanse for avdelingen som skal ledes
  • Organisatorisk plassering av renholderne – en virksomhet eller ute på arbeidsstedene?
  • Legge til rette for samarbeid på tvers

Ellers vil nærvær og kort vei til beslutning være et overordnet mål i den nye organiseringen.

Høring

Etter prosjektplanen skal det være høring i uke 9 og 10. Dette er en kort tidsfrist, og vi kommer derfor ut med informasjon nå slik at dere kan være noe forberedt. Høringsinstanser er arbeidstakerorganisasjonene, hovedverneombudet og AMU. Ansatte må gi sine innspill gjennom sine fagforbund.

Høringsdokument legges åpent ut til alle ansatte og er ferdig senest etter møtet 03.03.21.

Forslag om åpne teams-møter

Det har kommet innspill med ønske om åpne teamsmøter når høringsforslaget er sendt ut. Det har vært gitt anledning til bred involvering fram til nå, og det legges opp til en høringsrunde på forslaget. Styringsgruppa mener dette ivaretar involvering og behovet for informasjon på en tilstrekkelig måte.


Styringsgruppa har fram til nå mottatt mange innspill, og vi er imponert over det engasjementet som blir vist. Vi kan ikke melde tilbake på alt, men vi leser det dere sender inn med interesse og det er til god hjelp i vårt arbeid.

Med vennlig hilsen

Kjell Olav Hæåk, kommunedirektør
Mobil: 416 96 564

Referat fra møte nr. 5 i styringsgruppen, tirsdag 2. februar - publisert 030221

Saker som ble drøftet i møtet 2. februar var:

  • Spørsmål om utlysning av ledige stillinger
  • Oversikt over alle ledige og midlertidige stillinger
  • Prosjektplan
  • Organisering andre kommuner
  • Gjennomgang av innspill som er kommet inn siste uke
  • Aktiviteter uke 7
  • Fortsettelse gjennomgang av dagens organisering

I tillegg ble det 2. februar avholdt drøftingsmøte mellom arbeidsgiver og de hovedtillitsvalgte (HTV) om retningslinjer ved nedbemanning i lederstillinger.

Spørsmål om utlysning av ledige stillinger

Styringsgruppa har fått inn spørsmål om ledige stillinger mens prosessen med administrativ omorganisering pågår kan lyses ut. Dette gjelder ikke lederstillinger, men andre fagstillinger.

Personal- og organisasjonsavdelingen hadde til møtet i styringsgruppa gjort en vurdering av behovet. Etter tilbakemeldingen fra Personal- og organisasjonsavdelingen bestemte styringsgruppa at som hovedregel lyses ikke ledige stillinger ut nå. Dersom det er kritisk behov, tar virksomhetsleder kontakt med Personal- og organisasjonsavdelingen som tar en vurdering.

Oversikt over alle ledige og midlertidige stillinger

I prosjektplanen er dette planlagt ferdig kartlagt innen uke 7. Personal- og organisasjonsavdelingen vil gjøre denne kartleggingen og legge oversikten fram for styringsgruppa.

Prosjektplan

Styringsgruppa ønsket etter forrige møte innspill til prosjektplanen til møtet i styringsgruppa tirsdag 2. februar. Det er kommet inn ett innspill. Innspillet går på bekymring for kvalitet i tjenestetilbudet og behovet for prioritering av faglig ledelse.

Styringsgruppa vurderer det slik at et mottiltak kan være å arbeide for å redusere "tidstyver" for å få tid til å prioritere nødvendige oppgaver for å sikre kvalitet i tjenestetilbudet.

Dette tas med i prosjektplanen. Styringsgruppa anser med dette prosjektplanen som vedtatt. Revidert plan kan lastes ned via knappelenken under.

Prosjektplan adm. organisering

Organisering andre kommuner

Styringsgruppa har samlet inn informasjon og sett på den administrative organiseringen i fire kommuner. Dette er kommunene Farsund, Flekkefjord, Midt-Telemark og Nannestad.

Etter gjennomgang av organiseringen og bemanning til ledelse, styring og administrasjon, er inntrykket at vi i Lyngdal med dagens organisering ikke har mer ressurser enn disse sammenlignbare kommunene. Etter at reduksjonen som kommunestyret har vedtatt blir gjennomført, kan det se ut som at vi vil ha færre ressurser til disse oppgavene enn de kommunene vi her har sammenlignet oss med. Det betyr at vi må være klare på prioritering av oppgaver, og på rolleavklaring mellom det enkelte ledernivå.

Til dette møtet ble det særlig sett på organiseringen i Nannestad og Midt-Telemark. Nannestad er den kommunen som har en organisering som er mest lik den vi i dag har i Lyngdal. Det som kommer fram er at Nannestad på enkelte virksomheter har mer ressurser til staber i virksomhetene enn det vi har.

Midt-Telemark er en sammenslått kommune med omtrent samme innbyggertall som Lyngdal. De har en organisering som er mer lik den mer tradisjonelle etatsledermodellen med kommunalsjefer innenfor de store fagområdene Helse og omsorg og Oppvekst. Det samme har de i Flekkefjord og Farsund kommuner. Vi hadde i møtet en samtale med kommunalsjefen for personal- og organisasjonsutvikling, Mona Slaaen.

Styringsgruppa tar med seg informasjonen fra disse kommunene i det videre arbeidet med forslag til ny organisering.

Gjennomgang av innspill som er kommet inn siste uke

Styringsgruppa får jevnlig innspill fra ansatte, og det setter vi pris på. Kom gjerne med flere. Ut fra de innspillene som er kommet vil styringsgruppa:

  • Kartlegge ressurser til fagkoordinatorer innen helse og velferd, og se på arbeids- og ansvarsfordeling mellom avdelingsledere og fagkoordinatorer.
  • Se på om ledelse for flere lokasjoner er et hinder for nærvær.
  • Organisering av ledelsesressursene tilknyttet Byremo omsorgssenter.

Aktiviteter uke 7

Digital samling med kommunalsjefer, virksomhetsledere, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud mandag 15. februar:

  • Utfordre deltakerne på hvilke oppgaver som kan legges bort/reduseres. Gruppearbeid. Samme grupper som sist samling som kan komme med innspill.
  • Oppsummering av gruppearbeid.
  • Videre framdrift.
  • Virksomhetslederne bes om å komme med andre forslag til neste møte i styringsgruppa, 9. februar, som de ønsker blir tatt opp.

Digital samling med kommunalsjefer, virksomhetsledere, avdelingsledere, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud onsdag 17. februar:

  • Informasjon om prosessen, resultat av drøftingene rundt kriteriene for nedbemanning, prosjektplan.
  • Styringsgruppa legger fram tre konkrete forslag til organisering, basert på tilbakemeldingene som kommer inn til 4. februar.
  • Gruppearbeid som kan komme med synspunkter på forslagene.
  • Videre framdrift.

Fortsettelse gjennomgang av dagens organisering

Styringsgruppa har behov for å bruke en del tid i møtene på å diskutere framtidig organisering. Styringsgruppa har bedt om innspill på en del spørsmål til 4. februar, og vil ikke ta stilling til noe om organisering før disse innspillene er mottatt og vurdert.

Konkrete forslag til organisering vil bli lagt fram i samlingen 17. februar for å få tilbakemeldinger før endelig forslag utarbeides.

Drøftingsmøte mellom arbeidsgiver og hovedtillitsvalgte om retningslinjer ved nedbemanning i lederstillinger

Etter møtet i styringsgruppa ble det avholdt drøftingsmøte mellom arbeidsgiver og HTV. Protokollen fra møtet kan lastes ned via knappelenken under.

Protokoll drøftingsmøte 020221

Send innspill

Vi vil vi igjen minne om at styringsgruppa veldig gjerne ønsker innspill og spørsmål fra alle dere. Vi har mottatt noen henvendelser, og disse er diskutert i styringsgruppa og besvart. Vi vil gjerne ha flere. Dere sender inn til en av oss i styringsgruppa:

Med vennlig hilsen

Kjell Olav Hæåk, kommunedirektør
Mobil: 416 96 564

Oppsummering fra møtet i styringsgruppen 26. januar - publisert 290121

Her er informasjonsbrev nr. 4 etter møtet i styringsgruppa tirsdag 26. januar. Ber dere særskilt merke dere avsnittet om prosjektplan og muligheten til å komme med innspill på denne til 2. februar.

Saker som ble drøftet i møtet 26. januar var:

  • Retningslinjer ved nedbemanning i lederstillinger
  • Kartleggingssamtaler
  • Organisering andre kommuner
  • Prosjektplan
  • Behov for ekstern bistand
  • Spørsmål om utlysning av ledige stillinger
  • Fortsettelse gjennomgang av dagens organisering

Retningslinjer ved nedbemanning i lederstillinger

Gruppa fortsatte diskusjonen fra sist møte. Det er enighet om at det skal gjennomføres kartleggingssamtaler med alle ledere. Alle ledere vil bli kalt inn til samtaler og på forhånd bedt om å fylle ut et kartleggingsskjema. Isabella vil sende ut kartleggingsskjema til alle ledere før helga, og det blir i neste uke kalt inn til kartleggingssamtaler.

Rådgiverne ved Personal og organisasjonsavdelingen vil gjennomføre kartleggingssamtaler med virksomhetsledere og avdelingsledere. Kjell Olav vil gjennomføre med kommunalsjefene.

Når det gjelder den videre prosessen rundt retningslinjene ble det informert også om dette i samarbeidsmøte mellom kommunedirektør og hovedtillitsvalgte/hovedverneombud tirsdag formiddag. Det er på bakgrunn av dette kalt inn til et drøftingsmøte med de hovedtillitsvalgte tirsdag 2. februar, der retningslinjene vil bli bestemt. Konkret informasjon om disse vil komme i neste nyhetsbrev.

Kartleggingssamtaler

Det er altså enighet om at det skal gjennomføres kartleggingssamtaler med alle ledere. Det er viktig at vi gjennomfører kartleggingssamtaler med samtlige ledere der vi oppdaterer og kvalitetssjekker kompetanse, ansiennitet, erfaring og eventuelle innspill i forbindelse med denne prosessen. Organisering av dette arbeidet vil skje via organisasjonsavdelingen, og startet allerede denne uken.

Kartleggingssamtaler ble sist brukt i forbindelse med kommunesammenslåingen, og de som var med på det da vil nok kjenne igjen mye av innholdet og opplegget.

Samtidig vil Kjell Olav beklage dersom det har skapt usikkerhet at han til avisen Lister 24 før helga sa at det skulle gjennomføres kartleggingssamtaler før det hadde vært diskutert og informert om i styringsgruppa. Det er viktig at de berørte i prosessen ikke skal lese informasjon først i media før den kommer i informasjonsbrev, og vi vil tilstrebe å følge det opp framover.

Organisering andre kommuner

Diskusjonen fortsatte fra forrige møte. Det var først og fremst organiseringen i Nannestad og Midt-Telemark som ble sett på. Ennå har vi ikke fått all informasjon fra de to kommunene som vi trenger, og saken vil derfor bli diskutert videre på neste møte da vi forhåpentligvis har fått mer fullstendig informasjon.

Organisasjonskart til Midt-Telemark og Nannestad finner du via lenkene under:

Organisasjonskart Nannestad

Organisasjonskart Midt-Telemark

Prosjektplan

Forslag til prosjektplan ble diskutert i møtet og kan lastes ned via lenken under.

Prosjektplan adm organisering.docx

Styringsgruppa ønsker til neste møte tirsdag 2. februar innspill på prosjektplanen fra ledere, tillitsvalgte og verneombud. Etter at innspill er kommet inn vil styringsgruppa vedta den endelig på møtet 2. februar. Styringsgruppa anser prosjektplanen som et dokument det kan være behov for å revidere deler av underveis i prosessen.

  • Innspill innen 2. februar sendes på e-post til Kjell Olav.

Behov for ekstern bistand

Styringsgruppa ser ikke at det vil være hensiktsmessig å ta inn ekstern bistand siden det er kort tid fram til forslag skal framlegges. Det vil være mer aktuelt å ta inn ekstern bistand senere i prosessen når ny organisasjonsmodell skal innføres.

Spørsmål om utlysning av ledige stillinger

Styringsgruppa har fått inn spørsmål om ledige stillinger under prosessen kan lyses ut. Dette gjelder ikke lederstillinger, men andre fagstillinger. Personal- og organisasjonsavdelingen vil ta en vurdering av behovet og gi en tilbakemelding til styringsgruppa til neste møte 2. februar.

Fortsettelse gjennomgang av dagens organisering

Styringsgruppa har behov for å bruke en del tid i møtene på å diskutere framtidig organisering. Styringsgruppa har bedt om innspill på en del spørsmål til 4. februar og vil ikke ta stilling til noe om organisering før disse innspillene er mottatt og vurdert.

Vi vil vi igjen minne om at styringsgruppa veldig gjerne ønsker innspill og spørsmål fra alle dere. Vi har mottatt noen henvendelser og disse er diskutert i styringsgruppa og besvart. Vi vil gjerne ha flere.

Dere sender inn til en av oss i styringsgruppa:

Med vennlig hilsen

Kjell Olav Hæåk, kommunedirektør
Mobil: 416 96 564

Informasjon etter møtet i styringsgruppen 20. januar - publisert 220121

Her er informasjonsbrev nr. 3 etter møtet i styringsgruppa tirsdag 20. januar.

Saker som ble drøftet i møtet 20. januar var:

  • Retningslinjer ved nedbemanning i lederstillinger
  • Gjennomgang gruppearbeid mandag 18.01.21
  • Gjennomgang dagens organisasjonsmodell
  • Organisering andre kommuner

Retningslinjer ved nedbemanning i lederstillinger

Gruppa fortsatte diskusjonen fra sist møte uten at det ble konkludert i møtet. Saken diskuteres videre i neste møte.

Gjennomgang gruppearbeid mandag 18.01.21

Mandag var kommunalsjefer, virksomhetsledere og hovedtillitsvalgte samlet til felles møte der et av temaene var arbeidet med administrativ omorganisering. Det ble gjennomført et gruppearbeid med fire grupper der gruppene ble bedt om å svar på følgende spørsmål:

  • Hva bør styringsgruppa legge vekt på for få en velfungerende kommune?
  • Hvordan sikre nærvær og kort vei til beslutning?
  • Hvilke prinsipper bør legges til grunn for organiseringen?
  • Prosessen har svært kort tidsramme (fram til 1. mars) Hvordan sikre god involvering innenfor skissert tidsramme?
  • Annet gruppene ønsker å gi innspill på?

Gruppene oppsummerte sine svar i egne notat. Styringsgruppa gikk på møtet gjennom svarene fra gruppene.

Hovedtrekk i tilbakemeldingene fra gruppene:

Spørsmål 1

  • Nærvær til ansatte
  • Mer fokus på ledelse og mindre på fag fra ledere
  • Struktur med tydelig ledelse
  • Tenke samhandling på tvers, ikke silotenkning

Spørsmål 2

  • Tilstedeværende ledelse, unngå hierarki
  • Tydelig rolle- og ansvarsfordeling
  • Viktig med avdelingsleder og et nivå for hvor mange de skal lede

Spørsmål 3

  • Ledelse bør ha mindre fagfokus og det pekes på om det bør innføres flere fagkoordinatorer
  • Se på oppgaver, hva bør man fortsette med og hva kan man slutte med
  • Nærvær og kort vei til beslutning
  • Samarbeid på tvers, ikke silotenkning

Spørsmål 4 og 5

  • Fornøyd med informasjon så langt
  • Viktig med involvering, også avdelingsledere og ansatte
  • Felles teamsmøte for alle ledere
  • Alle får lik informasjon

De samlede notatene fra arbeidsgruppene kan lastes ned via knappelenken under.

Grupparbeid 180121

Kommunalsjefer og virksomhetsledere ble etter gruppearbeidet bedt om å ta disse spørsmålene opp med sine avdelingsledere og ansatte på den enkelte avdeling, og sende inn svar til styringsgruppa innen 4. februar.

Gjennomgang dagens organisasjonsmodell

Som en start for å se på "ny" organisering tok styringsgruppa utgangspunkt i dagens organisasjonsmodell. Utfordringen er hvordan den kan se ut dersom det reduseres med 8 årsverk.

Skal dagens modell tilpasses med 8 lederårsverk færre, ble det i møtet startet en diskusjon på hvor mange ledere det skal være på hvert enkelt ledernivå. Styringsgruppa vil etter at innspill er kommet inn 4. februar utarbeide et konkret forslag på hvor mange stillinger det skal være på hvert ledernivå innenfor hvert område. Styringsgruppa vil deretter be om en tilbakemelding fra virksomhetene og avdelingene på forslaget.

Organisering andre kommuner

Lyngdal tilhører nå kostragruppe 7. Kostragruppe 7 er en samling kommuner mellom 10.000 og 19.999 innbyggere med lave korrigerte inntekter. Disse kommunene kalles sammenlignbare kommuner.

Vi har tidligere sett litt på organiseringen i Flekkefjord og Farsund. Vi ønsker videre å se på organisering for ytterligere to andre kommuner i kostragruppe 7. Styringsgruppa kom til at de i første omgang vil se litt videre på organiseringen i Nannestad kommune og og Midt-Telemark kommune.

Nannestad kommune er en kommune med litt over 14.000 innbyggere og har ifølge organisasjonskartet som ligger ute på kommunens hjemmeside noe lik organisering som Lyngdal kommune.

Midt-Telemark kommune har omtrent samme innbyggertall som Lyngdal kommune og er som Lyngdal en sammenslått kommune fra 01.01.2020.

De to kommunene vil bli kontaktet slik at vi får mer informasjon om hvordan de er organisert og hvilke ressurser de har totalt til ledelse og stab/støtte.

Organisasjonskart til Midt-Telemark og Nannestad finner du via lenkene under:

Organisasjonskart Nannestad

Organisasjonskart Midt-Telemark

Vi vil vi igjen minne om at styringsgruppa veldig gjerne ønsker innspill og spørsmål fra alle dere. De sender dere til en av oss i styringsgruppa:

Med vennlig hilsen

Kjell Olav Hæåk, kommunedirektør
Mobil: 416 96 564

Oppsummering fra møtet i styringsgruppen 12. januar - publisert 140121

Her er informasjonsbrev nr. 2 etter møtet i styringsgruppen tirsdag 12. januar:

Saker som ble drøftet i møtet 12. januar var:

  • Informasjon
  • Prosjekt- og framdriftsplan
  • Mulige organisasjonsmodeller
  • Eventuelt

Informasjon
Ole Aa. Brattfjord var med oss på møtet under denne saken. Han vil bli fast innkalt til møter i styringsgruppa framover for å kunne bistå med informasjonen. Gruppa er enig om at det framover er viktig med god og riktig informasjon.

Videre er det enighet om følgende:

  • Informasjon sendes ut etter hvert møte i styringsgruppa
  • Informasjon på ledermøter med kommunalsjefer, møter med kommunalsjefer virksomhetsledere, HTV og HVO, samarbeidsmøter mellom kommunedirektør og HTV/HVO
  • Felles ledermøte for alle ledere
  • Det skal være enighet i styringsgruppa om det som det informeres om
  • Alle spørsmål fra ansatte til organiseringen blir tatt opp i styringsgruppa og svares ut her
  • Alle spørsmål legges ut på denne siden i kommuneportalen
  • Alle oppfordres til å stille spørsmål og komme med innspill
  • Informasjon må være faktabasert og ærlig. Det er en åpen prosess

Mål med kommunikasjonen

  • Dele faktabasert informasjon og skape trygghet

Målgrupper

  • Primært ledere og ansatte i stab/støtte
  • Alle ansatte
  • Folkevalgte

Informasjonskanaler

  • E-post
  • Egen informasjonsside på Lyngdal kommunes hjemmeside

Prosjekt- og framdriftsplan
Det er laget en møteplan for styringsgruppa som dere fikk tilsendt i forrige informasjonsbrev (se under bakgrunn for prosessen).

I møtet 12. januar ble det diskutert noen prinsipper for organisering, uten at det ble tatt endelig stilling til disse.

Gruppa er opptatt av at det legges vekt på nærvær og kort vei til beslutning, og at det er fokus på å forenkle og fornye.

Gruppa brukte også en del tid på å diskutere hvilke regler som skal gjelde ved nedbemanning i lederstillinger. Hvilke regler gjelder for overtallige, dvs. for de som mister den stillingen de har i dag, og kriterier for ansettelse i nyopprettede eller endrede stillinger. Medlemmene vil sjekke ut med sine arbeidstakerorganisasjoner og KS, og diskutere videre i neste møte. Men som en hovedregel gjelder selvsagt at avtaleverket skal følges.

Mulige organisasjonsmodeller
Det skal velges en organisasjonsmodell som er innenfor de økonomiske rammene kommunestyret har vedtatt. Det betyr en reduksjon i antall lederårsverk på 7-8. Dersom vi velger en helt ny organisasjonsmodell, må denne vedtas av kommunestyret. Endringer innen dagens organisasjonsmodell kan gjøres administrativt.

Det ble ikke tid til å se på noen mulige organisasjonsmodeller i dette møtet. Det jobbes det videre med i neste møte.

I forkant av møtet ble det sjekket ut organisering i Farsund og Flekkefjord, og denne ble kort gjennomgått.

Flekkefjord:
Kommunens organisering
Flekkefjord kommune er administrativt organisert i en modell med tre beslutningsnivåer (rådmann, kommunalsjefer og enhetsledere).

Organisasjonen består av fire hovedtjenesteområder som ledes av hver sin kommunalsjef. Rådmannens ledergruppe har i tillegg økonomisjef og seniorrådgiver/analytiker. Hoved-tjenesteområdene er delt inn i ulike enheter med hver sine ledere (enhetsledere/fagledere). Til sammen har de 23 enhetsledere. Under enhetsledere er det avdelingsledere. Her følger de samme prinsipp som Lyngdal, med maks 20 årsverk per avdelingsleder.

Farsund:
Farsund kommune er administrativt organisert i en modell med tre beslutningsnivåer (rådmann, kommunalsjefer og enhetsledere).

Tre kommunalsjefer med sektoransvar. Sektorene er delt inn i enheter med tilsammen 26 enhetsledere. Når det gjelder nivået under enhetsledere er de i en omorganiseringsprosess der de vil opprette avdelingslederstillinger med personalansvar.

Eventuelt
Mandag 18. januar er det felles møte med kommunalsjefer, virksomhetsledere, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. Det vil da bli en kort informasjon om prosessen så langt, og deretter vil de som er på samlingen bli delt inn i 4 grupper. Gruppene blir bedt om å sende inn skriftlige svar til styringsgruppa på følgende:

Vedtaket i kommunestyret er konkret – det skal reduseres med ca. 8 lederstillinger. Spørsmål til gruppene:

  1. Hva bør styringsgruppa legge vekt på for få en velfungerende kommune?
  2. Hvordan sikre nærvær og kort vei til beslutning?
  3. Hvilke prinsipper bør legges til grunn for organiseringen?
  4. Prosessen har svært kort tidsramme (fram til 1. mars). Hvordan sikre god involvering innenfor skissert tidsramme?
  5. Annet gruppene ønsker å gi innspill på?

Vi vil vi igjen presisere at styringsgruppa veldig gjerne ønsker innspill og spørsmål fra alle dere. De sender dere til en av oss i styringsgruppa:

Bibliotek og innbyggertorg
Til slutt vil vi også informere om at det er satt ned en prosjektgruppe for arbeidet med samlokalisering av bibliotek og innbyggertorget. I henhold til budsjettvedtaket skal dette være på plass fra 1. juli.

Denne prosjektgruppa består av:

  • Jan Seland – virksomhetsleder Kultur, leder for gruppa
  • Ronny Bjørnevåg – kommunalsjef Innovasjon og samskaping
  • Renate Mossmann – hovedtillitsvalgt Fagforbundet
  • Ida Marie Meland Eikebrok - rådgiver Organisasjon og personal
  • Hege Solli – avdelingsleder bibliotek

Med vennlig hilsen

Kjell Olav Hæåk, kommunedirektør
Mobil: 416 96 564

Informasjon om bortfall av ansattegoder - publisert 070121

Hei alle, og godt nyttår!

Arbeidsåret 2020 ble avsluttet med budsjettmøte i kommunestyret, der budsjettet for 2021 ble vedtatt. Som dere alle vel er kjent med må kommunen gjøre små og stor grep for å klare å komme gjennom dette året innenfor budsjettrammen.

Dette vil dessverre ha noen innvirkninger på alle ansatte, da noen av godene vi har hatt bortfaller.

Trening:
Det har vært slik at ansatte har hatt mulighet for rabattert trening både nord og sør i kommunen.
Avtalene kommunen har med Sørlandsbadet og treningstilbud på Konsmo/Byremo har vi vært nødt til å fjerne for 2021.
På Sørlandsbadet blir det slik at de som har betalt kontant har sitt medlemskap til det utløper. Fortsetter de etter dette blir det til ordinær pris. De som har avtalegiro vil få månedlig trekk endret til ordinær pris.
For dere som trener nord i kommunen vil det ikke bli refundert noe fra kommunen ved innmelding i treningstilbud.

Trekk av «kaffepenger»:
Kommunen har dessverre også sett seg nødt til å innføre trekk i lønn for de som tidligere har fått gratis varm drikke på arbeidsplassen. I dette inngår kaffe/te/kakao. Trekket utgjør kr 60 per måned for de som jobber 100 prosent. For de som jobber 50 prosent eller mindre utgjør det kr 30 per måned. De som ikke benytter seg av varm drikke på arbeidsplassen kan fraskrive seg dette trekket. Alle ledere vil i løpet av kort tid få i oppgave å samle oversikter på dette blant sine medarbeidere. Trekket vil ikke bli effektuert før tidligst februar, og går direkte fra månedslønnen.

Igjen, dette er svært beklagelig, men nødvendig i årets budsjett. Vi håper vi ved en senere anledning igjen har mulighet til å ta inn diverse velferds- og trivselstiltak.


Med vennlig hilsen

Isabella Collett Sikel,
kommunalsjef Organisasjon og personal
Mobil: 90167701

Sist endret: 30.04.2021