Informasjonsside om administrativ omorganisering

På denne siden samles all informasjon som kommuniseres ut om den pågående administrative omorganiseringen i Lyngdal kommune.
På denne siden samles all informasjon som kommuniseres ut om den pågående administrative omorganiseringen i Lyngdal kommune.

Bakgrunn for prosessen

Informasjonsbrev nr. 1 fra styringsgruppen:

17. desember vedtok kommunestyret budsjett for 2021 og økonomiplan for 2021-2024. Vedtaket innebærer bl.a. følgende:

1. Lederstruktur (kommunalsjefer, virksomhetsledere, avdelingsledere)

Det ble vedtatt følgende reduksjoner når det gjelder lederstillinger på de tre nivåene:

  • 2021: kr 3.700.000
  • 2022: kr 6.650.000

Reduksjonen skal gjøres gjeldende fra 01.07.2021, og innebærer samlet for de tre ledernivåene en reduksjon med 7-8 årsverk.

2. Innsparing i stab/støtte (gjelder avdelingene til plan/næring, innovasjon og samskaping, økonomi og organisasjon og personal)

Innsparing med ett årsverk, kr 725.000, gjeldende fra 01.07.2021 (kun 50% av beløpet i 2021)

Styringsgruppe for prosessen

Det er satt ned en styringsgruppe som skal komme fram med løsning på hvordan budsjettvedtaket om administrativ omorganisering skal gjennomføres.

Gruppen består av følgende medlemmer:

  • Tor Svennevik – hovedtillitsvalgt Utdanningsforbundet
  • Tone Sommerseth – hovedtillitsvalgt Fagforbundet
  • Isabella Collett Sikel - kommunalsjef organisasjon og personal
  • Kjell Olav Hæåk - kommunedirektør

Styringsgruppen hadde sitt første møte onsdag 6. januar for å planlegge prosessen. For at vi skal komme i mål med kommunestyrets budsjettvedtak og få effekt av de vedtatte reduksjonene fra 01. juli, har vi kort tid på oss. Slik vi vurderer det må vi ha klart et forslag til ca. 1. mars.

Med den korte tiden vi har til rådighet, og restriksjoner knyttet til fysiske samlinger på grunn av korona-pandemien, ser vi det blir vanskelig å få til så gode prosesser som ønskelig med tanke på de store endringene dette innebærer.

Vi vil forsøke så godt vi kan å kompensere for dette gjennom god informasjon i mailer og på digitale samlinger som det mest sannsynlig blir framover.

Styringsgruppen har satt opp følgende møteplan framover:

  • Tirsdag 12.01.21: kl. 11.00-14.30 - referat fra møtet under beslutninger i styringsgruppen
  • Onsdag 20.01.21: kl. 08.00 - 12.00
  • Tirsdag 26.01.21: kl 11.00 - 15.00
  • Tirsdag 02.02.21: kl. 08.00 - 12.00
  • Tirsdag 09.02.21: kl. 09.00 - 12.00
  • Mandag 15.02.21: kl. 08.00 - 12.00
  • Tirsdag 23.02.21: kl. 11.00-15.00
  • Onsdag 03.03.31: kl. 13.00 - 15.00

Vi vil komme med jevnlig informasjon etter hvert møte.

Dersom dere har forslag til prosessen og tanker rundt hvordan dette kan løses er det fint om dere tar kontakt. Vi kommer også til å ha det som fast informasjon på ledermøter for kommunalsjefer, virksomhetsledere og samarbeidsmøter med hovedtillitsvalgte og hovedverneombud.

Så har vi forståelse for at dette vil komme til å berøre flere av dere i året som kommer, og vi vil forsøke å ivareta hver enkelt så godt som mulig i prosessen.

Med vennlig hilsen

Kjell Olav Hæåk, kommunedirektør
Mobil: 416 96 564

Beslutninger i styringsgruppen

Her følger informasjon om de beslutningene som styringsgruppen fatter i prosessen. Den nyeste informasjonen fra møtene i styringsgruppen ligger øverst.

Oppsummering fra møtet i styringsgruppen 12. januar - publisert 140121

Her er informasjonsbrev nr. 2 etter møtet i styringsgruppen tirsdag 12. januar:

Saker som ble drøftet i møtet 12. januar var:

  • Informasjon
  • Prosjekt- og framdriftsplan
  • Mulige organisasjonsmodeller
  • Eventuelt

Informasjon
Ole Aa. Brattfjord var med oss på møtet under denne saken. Han vil bli fast innkalt til møter i styringsgruppa framover for å kunne bistå med informasjonen. Gruppa er enig om at det framover er viktig med god og riktig informasjon.

Videre er det enighet om følgende:

  • Informasjon sendes ut etter hvert møte i styringsgruppa
  • Informasjon på ledermøter med kommunalsjefer, møter med kommunalsjefer virksomhetsledere, HTV og HVO, samarbeidsmøter mellom kommunedirektør og HTV/HVO
  • Felles ledermøte for alle ledere
  • Det skal være enighet i styringsgruppa om det som det informeres om
  • Alle spørsmål fra ansatte til organiseringen blir tatt opp i styringsgruppa og svares ut her
  • Alle spørsmål legges ut på denne siden i kommuneportalen
  • Alle oppfordres til å stille spørsmål og komme med innspill
  • Informasjon må være faktabasert og ærlig. Det er en åpen prosess

Mål med kommunikasjonen

  • Dele faktabasert informasjon og skape trygghet

Målgrupper

  • Primært ledere og ansatte i stab/støtte
  • Alle ansatte
  • Folkevalgte

Informasjonskanaler

  • E-post
  • Egen informasjonsside på Lyngdal kommunes hjemmeside

Prosjekt- og framdriftsplan
Det er laget en møteplan for styringsgruppa som dere fikk tilsendt i forrige informasjonsbrev (se under bakgrunn for prosessen).

I møtet 12. januar ble det diskutert noen prinsipper for organisering, uten at det ble tatt endelig stilling til disse.

Gruppa er opptatt av at det legges vekt på nærvær og kort vei til beslutning, og at det er fokus på å forenkle og fornye.

Gruppa brukte også en del tid på å diskutere hvilke regler som skal gjelde ved nedbemanning i lederstillinger. Hvilke regler gjelder for overtallige, dvs. for de som mister den stillingen de har i dag, og kriterier for ansettelse i nyopprettede eller endrede stillinger. Medlemmene vil sjekke ut med sine arbeidstakerorganisasjoner og KS, og diskutere videre i neste møte. Men som en hovedregel gjelder selvsagt at avtaleverket skal følges.

Mulige organisasjonsmodeller
Det skal velges en organisasjonsmodell som er innenfor de økonomiske rammene kommunestyret har vedtatt. Det betyr en reduksjon i antall lederårsverk på 7-8. Dersom vi velger en helt ny organisasjonsmodell, må denne vedtas av kommunestyret. Endringer innen dagens organisasjonsmodell kan gjøres administrativt.

Det ble ikke tid til å se på noen mulige organisasjonsmodeller i dette møtet. Det jobbes det videre med i neste møte.

I forkant av møtet ble det sjekket ut organisering i Farsund og Flekkefjord, og denne ble kort gjennomgått.

Flekkefjord:
Kommunens organisering
Flekkefjord kommune er administrativt organisert i en modell med tre beslutningsnivåer (rådmann, kommunalsjefer og enhetsledere).

Organisasjonen består av fire hovedtjenesteområder som ledes av hver sin kommunalsjef. Rådmannens ledergruppe har i tillegg økonomisjef og seniorrådgiver/analytiker. Hoved-tjenesteområdene er delt inn i ulike enheter med hver sine ledere (enhetsledere/fagledere). Til sammen har de 23 enhetsledere. Under enhetsledere er det avdelingsledere. Her følger de samme prinsipp som Lyngdal, med maks 20 årsverk per avdelingsleder.

Farsund:
Farsund kommune er administrativt organisert i en modell med tre beslutningsnivåer (rådmann, kommunalsjefer og enhetsledere).

Tre kommunalsjefer med sektoransvar. Sektorene er delt inn i enheter med tilsammen 26 enhetsledere. Når det gjelder nivået under enhetsledere er de i en omorganiseringsprosess der de vil opprette avdelingslederstillinger med personalansvar.

Eventuelt
Mandag 18. januar er det felles møte med kommunalsjefer, virksomhetsledere, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. Det vil da bli en kort informasjon om prosessen så langt, og deretter vil de som er på samlingen bli delt inn i 4 grupper. Gruppene blir bedt om å sende inn skriftlige svar til styringsgruppa på følgende:

Vedtaket i kommunestyret er konkret – det skal reduseres med ca. 8 lederstillinger. Spørsmål til gruppene:

  1. Hva bør styringsgruppa legge vekt på for få en velfungerende kommune?
  2. Hvordan sikre nærvær og kort vei til beslutning?
  3. Hvilke prinsipper bør legges til grunn for organiseringen?
  4. Prosessen har svært kort tidsramme (fram til 1. mars). Hvordan sikre god involvering innenfor skissert tidsramme?
  5. Annet gruppene ønsker å gi innspill på?

Vi vil vi igjen presisere at styringsgruppa veldig gjerne ønsker innspill og spørsmål fra alle dere. De sender dere til en av oss i styringsgruppa:

Denne prosjektgruppa består av:

  • Jan Seland – virksomhetsleder Kultur, leder for gruppa
  • Ronny Bjørnevåg – kommunalsjef Innovasjon og samskaping
  • Renate Mossmann – hovedtillitsvalgt Fagforbundet
  • Ida Marie Meland Eikebrok - rådgiver Organisasjon og personal
  • Hege Solli – avdelingsleder bibliotek

Med vennlig hilsen

Kjell Olav Hæåk, kommunedirektør
Mobil: 416 96 564

Informasjon om bortfall av ansattegoder - publisert 070121

Hei alle, og godt nyttår!

Arbeidsåret 2020 ble avsluttet med budsjettmøte i kommunestyret, der budsjettet for 2021 ble vedtatt. Som dere alle vel er kjent med må kommunen gjøre små og stor grep for å klare å komme gjennom dette året innenfor budsjettrammen.

Dette vil dessverre ha noen innvirkninger på alle ansatte, da noen av godene vi har hatt bortfaller.

Trening:
Det har vært slik at ansatte har hatt mulighet for rabattert trening både nord og sør i kommunen.
Avtalene kommunen har med Sørlandsbadet og treningstilbud på Konsmo/Byremo har vi vært nødt til å fjerne for 2021.
På Sørlandsbadet blir det slik at de som har betalt kontant har sitt medlemskap til det utløper. Fortsetter de etter dette blir det til ordinær pris. De som har avtalegiro vil få månedlig trekk endret til ordinær pris.
For dere som trener nord i kommunen vil det ikke bli refundert noe fra kommunen ved innmelding i treningstilbud.

Trekk av «kaffepenger»:
Kommunen har dessverre også sett seg nødt til å innføre trekk i lønn for de som tidligere har fått gratis varm drikke på arbeidsplassen. I dette inngår kaffe/te/kakao. Trekket utgjør kr 60 per måned for de som jobber 100 prosent. For de som jobber 50 prosent eller mindre utgjør det kr 30 per måned. De som ikke benytter seg av varm drikke på arbeidsplassen kan fraskrive seg dette trekket. Alle ledere vil i løpet av kort tid få i oppgave å samle oversikter på dette blant sine medarbeidere. Trekket vil ikke bli effektuert før tidligst februar, og går direkte fra månedslønnen.

Igjen, dette er svært beklagelig, men nødvendig i årets budsjett. Vi håper vi ved en senere anledning igjen har mulighet til å ta inn diverse velferds- og trivselstiltak.


Med vennlig hilsen

Isabella Collett Sikel,
kommunalsjef Organisasjon og personal
Mobil: 90167701

Sist endret: 14.01.2021