Prosjektorganisering
Politisk arbeidsutvalg
Det politiske arbeidsutvalget skulle bidra til en effektiv og god håndtering av prosessen med å bygge ny kommune. Dette utvalget skulle ta hånd om en del oppfølging og avgjørelser som er av ikke-prinsipiell betydning, men som vil inngå som del av forberedelsesarbeidet til avgjørelser i fellesnemnda. Dersom slike avgjørelser blir tatt så vil dette framgå i referat som tilkommer fellesnemndas medlemmer i etterkant av politiske arbeidsutvalgsmøter.
Mandat og oppgaver for det politiske arbeidsutvalget:
- Fastsette agenda for fellesnemndas møter
- Avgjøre hvilke saker som skal til behandling i partssammensatt utvalg
- Fremme forslag om sammensetning og mandat for de politiske arbeidsgruppene/komitéene som nedsettes av fellesnemnda. Det er også arbeidsutvalget som følger opp og bidrar med avklaringer dersom de politiske arbeidsgruppene/komitéene har behov for dette underveis i arbeidet.
- Forberede og gi innstilling på delegasjon i forbindelse med kommunesammenslåingsprosessen.
- Fullmakt til å gjøre avgjørelser som er tillagt fellesnemndas oppgaver og fullmakter, men som er av ikke-prinsipiell karakter.
- Innkalling og referat til møter i politisk arbeidsutvalg sendes alle faste representanter i Fellesnemnda som orientering.
Medlemmer av det politiske arbeidsutvalget
Det politiske arbeidsutvalget bestod av ordførerne i Audnedal og Lyngdal. Prosjektleder for nye Lyngdal var med i arbeidsutvalget som sekretær.
- Reidun Bakken (leder), Ordfører, Audnedal kommune
- Jan Kristensen, Ordfører, Lyngdal kommune
Partssammensatt utvalg
Partssammensatt utvalg skulle være et drøftings- og konsultasjonsorgan hvor det foregår gjensidig informasjon og rådføring mellom ledelsen i fellesnemnda og fagorganisasjonene i arbeidet med å forberede, samordne og forberede arbeidet med å etablere og bygge nye Lyngdal kommune.
Partssammensatt utvalg skal sikre at beslutninger fattes på et så bredt grunnlag som mulig og at flest mulig perspektiv er belyst. Utvalget skal gi uttalelse i saker som vedrører overordnede personalpolitiske spørsmål, retningslinjer og planer i forbindelse med kommunesammenslåingen. Samarbeidet skal med dette bidra til å sikre ansattes medvirkning og et best mulig beslutningsgrunnlag ved behandling av saker som gjelder forholdet mellom den nye kommunen og de ansatte ved kommunesammenslåingen.
I dette utvalget skal politikerne representere/ivareta arbeidsgivers interesser og representanter for arbeidstakerorganisasjonene de ansatte. Utvalget fatter ikke vedtak, men utvalget skal være et innstillende organ når følgende saker skal avgjøres av fellesnemnda:
- Overordnet personalpolitikk og arbeidsgiverpolitikk
- Arbeidsreglementer
- Ansettelse av rådmann
- Administrativ organisering
Ved behov kan det partssammensatte utvalget fungere som tilsettingsutvalg.
Medlemmer av det partssammensatte utvalget
- Reidun Bakken (leder), Ordfører, Audnedal kommune
- Jan Kristensen (nestleder), Ordfører, Lyngdal kommune
- Tone Sommerseth, Hovedtillitsvalgt Fagforbundet, Lyngdal kommune
- Elin Olsen, Hovedtillitsvalgt Delta, Audnedal kommune
Verneombud innkalles til saker som gjelder arbeidsmiljøet for de ansatte.
Prosjektleder
I fellesnemndas aller første møte 24.8.2017 ble prosjektleder for sammenslåingsprosessen ansatt. Stillingen som prosjektleder var blitt lyst ut internt i de to kommunene og rådgiver Ann Karin Fuglestad, ansatt i plan -og økonomiavdelingen i Lyngdal kommune, ble engasjert.
I det påfølgende møtet ble prosjektleder for sammenslåingen gitt følgende delegasjoner:
- Prosjektleder har delegert myndighet i alle som ikke har prinsipiell karakter, dersom ikke myndighet ved lov eller reglement er lagt til et annet organ. Ved tvil om hvorvidt en sak er av prinsipiell betydning eller ikke, eller dersom det er tvil om hvordan en sak av prinsipiell betydning skal behandles i det politiske systemet, har det politiske arbeidsutvalget ansvaret for å avklare dette.
- Prosjektlederen kan i samråd med administrativt arbeidsutvalg delegere sin myndighet videre til andre i administrasjonen dersom ikke fellesnemnda har bestemt noe annet. Ved slik intern delegering er det fortsatt prosjektlederen som står ansvarlig overfor fellesnemnda.
- Prosjektleder skal fremme innstilling i alle saker, med unntak av politiske delprosjekter, til fellesnemnda. Saker om valg av deltakere til folkevalgte organer forberedes og innstilles av prosjektlederen, men uten forslag til kandidater.
- Prosjektlederen har ansvar for, og myndighet til, å disponere over fellesnemndas budsjett.
Administrativt arbeidsutvalg
Prosjektleder skulle sammen med rådmann i Lyngdal kommune, Norman Udland og rådmann i Audnedal kommune, Kjell Olav Hæåk utgjøre administrativt arbeidsutvalg.
Det administrative arbeidsutvalget skulle ha jevnlige møter for å legge til rette for samhandling mellom kommunens daglige drift og reformprosjektet. Administrativt arbeidsutvalg utgjorde også overbygningen for tre store administrative delprosjekter.
Erfaringene med det administrative arbeidsutvalget var svært gode og utvalget ble stadig viktigere jo lengre ut i prosessen man kom.
Det administrative arbeidsutvalget satte ned et eget omstillingsutvalg som skulle håndtere ledige stillinger som dukket opp i løpet av prosjektperioden.
I omstillingsavtalen som var inngått mellom kommunene var det enighet om at man ikke skulle utlyse stab-støtte- og lederstillinger i de to kommunene før ledige stillinger var behandlet i omstillingsutvalget. Omstillingsutvalget bestod av en personalansvarlig for hver av kommunene – utpekt av rådmannen. I tillegg deltok en arbeidstakerrepresentant for hver av kommunene i utvalgt. Den overordnede målsettingen for omstillingsutvalget var å sørge for at man så personalressurser på tvers av eksisterende kommuner. På den måten kunne man kanskje ta ut gevinster av sammenslåingen allerede før etableringen av ny kommune var et faktum.
Omstillingsutvalg
Omstillingsavtale for audnedal og lyngdal
Ulike delprosjekter
Prosjekt nye Lyngdal ble etablert med åtte delprosjekter. Disse delprosjektene er omtalt hver for seg på egne sider.
Politiske prosjekter
- Politisk organisering
- Kommunevåpen og ordførerkjede
Politiske/administrative prosjekter
- Informasjon og kommunikasjon
- Planstrategi og kommuneplan
- Reglement og delegasjoner
Administrative prosjekter
- Digitalisering, IKT og arkiv
- Administrativ organisering og tjenesteutvikling
- Arbeidsgiverpolitikk og avtaler
Budsjett
Kommunestyrene hadde via intensjonsavtalen bestemt at fellesnemnda fikk disponere engangstilskuddet til sammenslåingsprosessen. Inndelingslovens §15 la grunnlaget for at staten skulle gi kommunene delvis kompensasjon for engangskostnader som er direkte knyttet til sammenslåingsprosessene. Følgende tabell ble lagt til grunn:
Lyngdal og Audnedal ville få utbetalt 20 millioner i engangstilskudd i 2017 for å gjennomføre arbeidet med etableringen forut for selve sammenslåingsdatoen og 5 millioner i engangstilskudd for å håndtere ekstra kostnader i overgangsperioden. Fellesnemnda ble gitt myndighet til å disponere midlene som ble utbetalt i 2017, og som med prisvekst beløp seg til 20,5 mill. ved utbetaling.
Fellesnemndas budsjett for prosjektet ble i møte september 2017 vedtatt slik:
Vedtak budsjett fellesnemnd 2017-2019
Ansatte i prosjektet
- Ann Karin Fuglestad, Prosjektleder 100% stilling
- Marit Olufsen Omland, Prosjektkoordinator 100% stilling
- Ole Åsmund Brattfjord, Informasjonsansvarlig, 50% stilling
- Christer Birkeland, Arkivansvarlig 50% stilling
- Astri Skurve Daaland, Hovedverneombud, 20% stilling
- Tone Sommerseth, Hovedtillitsvalg, 20%
I tillegg ble ansatte i Lyngdal og Audnedal lønnet på timebasis ved behov.
10 punkts milepælplan
- Vedta budsjett og overordnet fremdriftsplan innen 1.10.2017.
- Etablere og vedta prosjektorganisering med delegasjoner og oppgavefordeling innen 1.10.2017.
- Planlegging av mål og mandater for delprosjekter innen 1.1.2018.
- Rådmann for ny kommune avklares innen 1.1.2018.
- Utrede og vedta politisk organisering for ny kommune innen 1.4.2018.
- Utrede og vedta administrativ organisering for ny kommune innen 1.10.2019.
- Ansette overordnet ledelse innen 1.4.2019.
- Ferdigstille alt arbeid i nedsatte arbeidsgrupper innen 1.10.2019.
- Valg og konstituering av nytt kommunestyre innen 15.10.2019.
- Utarbeide og vedta felles planstrategi og planprogram for ny kommuneplan innen 31.12.2019
Årsmeldinger
Årsmeldingene inneholder informasjon om status i de ulike prosjektene gjennom året og bruken av de økonomiske midlene som er planlagt benyttet i prosjektet.